Roadmap | Qué es y cómo hacer una hoja de ruta para tu proyecto

¿Necesitas organizar la trayectoria de tu emprendimiento?, ¿buscas saber cuándo es el mejor momento para lanzar un producto o servicio?, ¿o te gustaría conocer la ocasión más adecuada para iniciar un nuevo proyecto? Encontrar la respuesta a estas inquietudes no siempre es fácil, y aunque es necesario al momento de iniciar un nuevo negocio o presentar una campaña de marketing, son muchos los encargados de proyectos que sienten temor de cometer algún error o no estar en el timing correcto. Ante esto, una posible solución es hacer uso de un roadmap

Una hoja de ruta, como también se le conoce, es una de las guías de trabajo más empleadas en el mundo entero, debido a que permiten tener una noción correcta acerca de la dirección que se debe seguir y cuál debería ser la visión general de cada acción. Lo mejor de todo es que es bastante práctica y relativamente sencilla de hacer. ¿Quieres saber más acerca del roadmap u hoja de ruta? ¡Lee este artículo que hemos realizado en Coworkingfy pensando en ti!

¿Qué es un roadmap?

Profesional realizando una hoja de ruta

El roadmap u hoja de ruta es un plan visual para organizar el desarrollo de un producto o proyecto. Una de las características del roadmap es que permite que se tenga una visión clara del punto de partida, cuál es el punto de finalización y qué camino se debe tomar. 

En ese sentido, una hoja de ruta tiene la particularidad de que se puede utilizar para establecer objetivos para cualquier tipo de proyectos o para organizar ideas sobre lo que hay que hacer. Es ampliamente utilizado en el mundo corporativo y a diferencia de un plan de marketing tradicional es bastante dinámico, flexible y puede adaptarse a distintas circunstancias

El significado de roadmap también deja ver que es una visión global de alto nivel de un proyecto. Este cuenta con la suficiente información para que tu grupo de trabajo se haga una idea general de lo que estás haciendo sin entrar en demasiados detalles.

Tipos de roadmap

Roadmap de línea temporal

Este tipo de hoja de ruta es principalmente empleado en el diseño de productos. De esta manera, su uso es adecuado para proyectos que tienen un principio y un final definidos, con un número determinado de pasos necesarios para completarlos. La hoja de ruta de línea temporal se puede definir como un esquema de lo que hay que hacer y para cuándo debe estar listo.

Su uso es solo a nivel interno. Son, también, ideales para hacer un seguimiento de los plazos y los hitos, porque te ayudarán a evitar que ocurra un desorden con el cronograma, porque proporcionan una imagen precisa de todas las actividades que se han completado y de aquellas que aún están pendientes por concluir.

Roadmaps sin fecha

Esta hoja de ruta puede actualizarse tan a menudo como sea necesario, pero generalmente se considera más flexible que las hojas de ruta de línea temporal. Es ampliamente utilizada en el mundo empresarial porque no tienes que preocuparte por modificar o ajustar las fechas cada vez que haces un cambio.

Los roadmaps sin fecha sirven para armar un planning y puede ser la opción más recomendada si quieres compartir información con un cliente o introducir al equipo a una persona que recién se esté incorporando en un puesto de trabajo. En un roadmap sin fechas, otros equipos de distintas áreas pueden agregar sus tareas relacionadas. 

Sin embargo, no se sugiere utilizar en todos los casos, especialmente si no cuentas con experiencias manejando las hojas de rutas. Esto se debe a que en un primer momento puede ser difícil para las personas tener una idea de dónde están en relación con otros proyectos o iniciativas en la empresa u organización. 

Roadmap Kanban

Un roadmap Kanban está pensado para equipos de trabajo que se centren en las actividades del día a día. Su función está orientada al presente. Son más manejables y fáciles de entender que otros tipos porque utilizan tarjetas en lugar de números para representar las tareas y su estado dentro de cada etapa de desarrollo. Por ejemplo, tarjetas con leyendas como: «en curso» o «completado». 

De este modo, los tableros en un roadmap Kanban están diseñados para que cada columna represente un proyecto o iniciativa, lo que permite a los empleados ver fácilmente cuántas tareas deben completarse antes de pasar al siguiente paso. En estos tableros también se indican qué miembros del equipo son responsables de cada paso del proceso.

¿Por qué hacer un roadmap?

Ilustración de roadmap para un proyecto

Uno de los motivos que llevan a los gerentes de proyectos a hacer un roadmap es cuando sienten la necesidad de priorizar algún tipo de tareas o iniciativas. Esta hoja de ruta les permite saber qué es lo que deben hacer de manera urgente y cuáles son las actividades más importantes. Así que si quieres empezar a priorizar tareas, hacer una hoja de ruta puede ser la solución.

Por otro lado, hacer un roadmap permite crear transparencia entre los miembros del equipo, porque todos estarán enterados del estatus del proyecto y cuál es su rol. Asimismo, hacer una hoja de ruta puede ser la solución para mantener al cliente informado de todos los pasos que se seguirán hasta lograr un objetivo.

A la par, es ideal para monitorear el logro de objetivos y metas de una manera bastante visual y ordenada. Si cuentas con un grupo de trabajo grande o con más de ocho participantes, puede servir para coordinar todos los aspectos. Finalmente, hacer una hoja de ruta es ideal en aquellos casos donde quieres mejorar la gestión del tiempo, gestión de recursos y la gestión de riesgos.

Ventajas de hacer una hoja de ruta

Diseño de hoja de ruta

  • Permite que las empresas tengan directrices claras acerca de lo que deben hacer como parte de un plan de acción o gestión de proyectos
  • Los equipos pueden tener un enfoque mucho más centrado hacia la experiencia del cliente y pueden presentar productos y servicios que realmente satisfagan necesidades según el nicho del mercado en el que se desenvuelven. 
  • Contribuye a mostrar el progreso de una manera mucho más fluida. 
  • Mejora la productividad laboral de los equipos de trabajo. 
  • Facilita la implementación de mecanismos de evaluación, seguimiento y control dentro de una empresa.

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Como hacer un roadmap de un proyecto paso a paso

Equipo trabajando en la elaboración de un roadmap

1. Realiza un diagnóstico

¿Cómo hacer un roadmap? El primer paso es hacer un diagnóstico de la situación actual de la empresa y de las razones que llevan a iniciar ese nuevo proyecto. Es importante que se analice lo que se ha hecho con anterioridad y se determinen las estrategias que han sido exitosas y que se pueden replicar. 

2. Elabora una lista de objetivos

Lo siguiente es preparar una lista exhaustiva de los objetivos que esperas cumplir con este proyecto. Es importante que los objetivos sean SMART y que se puedan alcanzar en el corto, mediano y largo plazo.

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3. Desglosa los elementos del proyectos

Como tercer paso se halla el hecho de determinar todos los elementos del proyecto. En este caso, puedes definir los desafíos e hitos que esperas alcanzar; cuál es el presupuesto asignado; qué departamentos de la empresa están involucrados; cuál es el nivel de progresión y si resulta viable, hacer una hoja de ruta preliminar. 

4. Establece indicadores de rendimiento

Otro de los pasos para hacer un roadmap es elaborar los indicadores de rendimiento. Estos servirán para evaluar el progreso que estás haciendo y el resultado de todas las acciones que se están llevando a cabo. 

5. Elabora tu roadmap

El paso final, una vez que tienes toda la información es hacer tu roadmap, en alguna herramienta online o, incluso, se puede hacer en lápiz y papel. Incluye las listas de tareas, fechas (en caso de que aplique), sprints, señala a los responsables e incluye cualquier otro informe que te parezca útil. 

Herramientas para hacer un roadmap

Grupo de trabajo elaborando hoja de ruta

1. Roadmunk

Roadmunk es una de las herramientas más completas para hacer una hoja de ruta, cuenta con más de 35 plantillas de todo tipo. En ese sentido, vas a encontrar ejemplos de roadmap de producto, de marketing, para presentar en una junta y hasta hojas de rutas tecnológicas.

Esta herramienta tiene la ventaja de que se puede integrar fácilmente con Jira y Azure DevOps. Es bastante popular porque, además, permite realizar un trabajo colaborativo en tiempo real. Roadmunk tiene una versión de prueba durante 14 días y sus planes van desde los 19 dólares mensuales hasta los 99 dólares al mes. 

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2. Aha!

Aha! es una excelente opción para quienes están empezando a hacer sus propias hojas de ruta. Cuenta con decenas de tutoriales gratuitos y de pago, donde aprenderás todo lo que necesitas para hacer tu roadmap de la mejor manera y para poder darle un buen uso a todas las características de esta herramienta. 

Con Aha! vas a poder crear estrategias triunfadoras en poco tiempo, puedes asignarle a cada función una puntuación de valor del producto según tus objetivos. ¡Tiene todo lo que necesitas y vas a poder trabajar a tu propio ritmo! Aha! es gratis durante 30 días, luego, tendrás que elegir alguno de sus planes que van desde los 59 dólares mensuales.

3. Product Board

Esta es una herramienta que se convierte en una aliada para priorizar tareas, tener a la mano todos los componentes de una hoja de ruta y ayudarles a los equipos a saber qué es lo que sigue a continuación. Con Product Board vas a poder tener tu roadmap en pocos clics. 

Puedes probar Product Board utilizando su opción de prueba gratuita. Además, tiene dos modalidades de planes: Esenciales por 20 dólares mensuales y Pro que tiene un valor de 60 dólares al mes. ¡Escoge el que se adapte mejor a tu equipo!

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Ejemplos de roadmap de un proyecto

Para presentar un proyecto

Una hoja de ruta puede ser tan visual y colorida como lo desees y no tiene una cantidad definida de pasos o estructura. De hecho, como se dijo a lo largo de este artículo, son flexibles y se adaptan a todas las formas de trabajo. Esto lo podemos ver en este ejemplo de hoja de ruta para presentar un proyecto que hemos realizado con fines ilustrativos. 

El gerente de proyecto de este ejemplo necesita indicarle a su equipo el camino que se debe seguir durante las próximas semanas. Para ello, elaboró un roadmap sin fecha que sirve para trazar el camino que se va a seguir.

El equipo de este ejemplo fue contratado por un cliente que necesita lanzar al mercado su nuevo proyecto y, por eso, se decidió que todo se realizará en tres pasos: diagnóstico, elaboración de estrategias y aprobación del cliente.

Evidentemente, al ser un roadmap sin fecha se puede ir modificando la información sobre la marcha y cada paso cuenta con distintas tareas y subtareas. 

Ejemplo de hoja de ruta para presentar un proyecto

Durante la ejecución de un proyecto

Para el siguiente ejemplo, un equipo de trabajo utilizó un roadmap de tipo Kanban para tener un orden de las actividades que están haciendo y que todos puedan conocer el estatus.

Ellos agregaron cuatro tipo de tarjetas: por hacer, programado, en progreso y completado. Además, dividieron las tareas según cuatro categorías: entregables, investigación, evaluación y alineación. Una mirada rápida a esta hoja de ruta deja ver que todos los involucrados tienen claridad en sus asignaciones.

En este tipo de roadmap puedes ser tan específico como lo desees, además de que puedes agregar un porcentaje de cumplimiento en cada actividad. La mayoría de las herramientas de roadmap te permiten tener claridad en ese sentido y puedes añadir todas las tarjetas que desees sin ningún inconveniente. 

Ejemplo de hoja de ruta durante ejecución de un proyecto

Palabras finales

Roadmap es una estrategia triunfadora, ya que los equipos reducen el riesgo de tener confusión en cuanto a las actividades que deben ejecutar. Es visual, manejable y, en líneas generales, su realización no consume grandes cantidades de tiempo o recursos. ¿Qué opinas acerca de una hoja de ruta?, ¿te animarías a hacer la tuya? Te leemos en los comentarios. 

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