Cómo ser más productivo | 10 consejos y trucos efectivos
Todos queremos ser más productivos en el mundo laboral, especialmente en un contexto tan competitivo y que demanda altas exigencias para no quedarte rezagado con respecto a tus compañeros de trabajo. Sin embargo, a veces es complicado saber cómo ser más productivo o cuáles son los pasos que debes dar para conseguir ese cambio positivo en tu rendimiento.
En ese sentido, no importa si haces home office, trabajas por objetivos o si laboras presencialmente en una oficina, en este artículo de Coworkingfy te vamos a presentar algunos consejos sobre cómo ser productivo en el trabajo para que empieces a utilizar tu tiempo de manera inteligente. ¡Estamos aquí para ayudarte! Sigue leyendo estos consejos de productividad laboral y entérate de todo lo que necesitas saber.
10 consejos para ser más productivo
1. Piensa qué es para ti la productividad
La mayoría de las personas se hacen preguntas similares a: ¿cómo organizar mi tiempo para ser más productivo? Sin embargo, no tienen claridad sobre lo que este concepto significa. En términos generales, la productividad se entiende como la capacidad de desarrollar tareas en un determinado tiempo. No obstante, cada persona le puede dar una definición distinta según su propio contexto.
Para algunas personas, significa trabajar más y durante más tiempo. Para otros, puede ser hacer más cosas con menos esfuerzo. E, incluso, encontrarás personas que sostienen que la productividad la entienden como la habilidad de conseguir más en menos tiempo. Ante esto, pregúntate qué es ser productivo para ti y cómo la puedes medir, así que esto te va a permitir saber qué es lo que hay que hacer y qué ruta deberás tomar.
2. Haz una lista de tareas y priorizarlas
Puede parecer un tanto obvio, sin embargo, tener una mala gestión del tiempo y sentir que no avanzas en el desarrollo y finalización de tus asignaciones tiene mucho que ver con tener un bajo nivel de productividad. Por eso, te sugerimos que elabores una lista de todas tus tareas pendientes y determines la prioridad de cada una de ellas, para mayor facilidad puedes aplicar una matriz de Eisenhower y, de esta forma, verdaderamente tendrás un trabajo productivo.
De este modo, si hay algo urgente o que tenga un plazo de entrega demasiado cercano, sabrás exactamente en qué lugar de la lista se encuentra y podrás ponerte manos a la obra cuando la situación lo amerite. Es necesario que te centres en una sola tarea, porque hacer varias cosas a la vez a largo plazo será un causante de estrés o te hará menos eficaz en general. ¡No hagas multitasking!
3. Sé organizado
No hay nada peor que estar atrapado en un entorno desorganizado, especialmente cuando intentas hacer cosas. Si tu espacio de trabajo es un desastre, empieza por limpiarlo y poner las cosas en su sitio.
Después, puedes probar con un método de organización que amerite el uso de contenedores y etiquetas para que las cosas no se pierdan o se traspapelen de nuevo. ¿Cómo tener un día productivo? Con tres aspectos bien engranados: organización, limpieza e higiene.
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4. Aprovecha el tiempo entre reuniones
Si tienes 30 minutos entre reuniones de trabajo o citas, aprovecha ese tiempo para hacer llamadas telefónicas rápidas o enviar correos electrónicos relacionados con otros proyectos en los que estés trabajando. Esto te ahorrará tiempo más tarde, cuando no tengas tantas horas libres disponibles. Además, puede marcar la diferencia entre poder responder a esos correos electrónicos de inmediato en lugar de esperar hasta más tarde, cuando ya se hayan olvidado.
¡Y es que a todos nos ha pasado que se nos olvida enviar o responder a un correo! Por eso, uno de los trucos para ser más productivos es que procures hacerlo tan rápido como sea posible, para que no afecten posteriormente tu productividad.
5. Define un período de tiempo específico para cumplir con alguna tarea
No siempre el contexto nos permite hacer una tarea cuando queramos, bien sea porque estamos más propensos a experimentar interrupciones o porque se crucen con otras actividades, pero la solución en este caso es identificar cuál es el mejor momento para cumplir con una tarea.
Entonces, ¿cómo ser más productivo en una empresa? En ese caso, lo que puedes hacer es que te tomes 30 minutos cada mañana antes de la comida para centrarte en los correos electrónicos o una hora cada tarde para enfocarte en alguna investigación. Esto te permitirá abordar esas tareas sin preocuparte de que te interrumpan otros compañeros de trabajo o clientes mientras las realizas.
Adicionalmente, fíjate una fecha límite para cada tarea o proyecto y cuando llegue el momento de hacer esa tarea o proyecto, ¡no pares hasta terminarlo! Esta es una estrategias triunfadora para mantener el foco.
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6. Toma pequeños descansos
Uno de los mitos más frecuentes sobre cómo ser productivo y eficiente en el trabajo exhorta a las personas a mantenerse ocupados y a estar constantemente cumpliendo con alguna actividad y rutina. ¡Pero esto no es una práctica saludable! Y, al contrario de lo que se piensa, disminuye en gran medida la productividad.
De esta manera, es importante para tu salud mental que te levantes del escritorio de vez en cuando y te tomes un tiempo para ti. Esto no solo te ayudará a evitar el agotamiento laboral por trabajar demasiado durante todo el día, sino que también te dará tiempo para pensar en lo que hay que hacer a continuación, de modo que puedas volver con las energías recargadas cuando llegue el momento de retomar lo que dejaste antes de darte ese espacio de break.
7. No procrastines
Procrastinar o dejar para después alguna tarea es uno de los enemigos más acérrimos de la productividad. Si sufres de este problema, puedes aplicar alguno de los consejos para dejar de procrastinar y verás que progresivamente aumenta tu productividad.
Entonces, ¿cómo gestionar el tiempo para ser más productivo? No empieces a posponer las tareas importantes hasta el último minuto porque estarás estresado y ansioso por ellas cuando deban realizarse. En ese sentido, lo ideal es que estés tranquilo y sereno mientras trabajas en ellas.
8. Ten objetivos definidos
¿Cómo ser más productivo? ¡Teniendo objetivos! No se trata de solo cumplir con las tareas porque es parte de tu trabajo, sino que puedes intentar darle un significado mucho más profundo. Así, querrás mantenerte productivo con una finalidad y no solo como parte de un requerimiento.
¿Qué tipo de objetivos? Puede ser cualquier cosa, desde terminar un proyecto o crear un nuevo informe, hasta simplemente conseguir un nuevo cliente. Establecer objetivos es un primer paso importante para ser productivo porque te da algo específico a lo que aspirar, en lugar de estar sin rumbo fijo todo el día. Por ejemplo, intenta vender más en tu trabajo para conseguir remuneración extra y así, a final de mes, comprarte algo que tanto anhelas.
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9. Busca un balance entre tu vida personal y profesional
El octavo consejo acerca de cómo empezar a ser productivo es que tengas un verdadero balance entre tu vida laboral y personal. Fuera de tu horario, no respondas correos electrónicos, ni siquiera aquellos que estén catalogados como urgentes: todo puede esperar. Trata de no hacer absolutamente nada relacionado con tu trabajo.
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No dejes para después una cena con tu familia, ni dejes de tomar tus días libres. Verás, que si tienes una vida personal plena esto progresivamente se va a reflejar en tu trabajo. ¡Es una manera muy sencilla para ser más productivo! Si eres freelancer o nómada digital también puedes crear una rutina que funcione para ti.
10. Cambia tu mindset
¿Cómo puedo ser más productivo? Cambiando tu mentalidad o mindset. Es recomendable que identifiques si hay algo que está interfiriendo en tu productividad. En ese sentido, pregúntate: ¿hay algún mal hábito que hayas adquirido con el tiempo? Por ejemplo, ¿tiendes a olvidar tus pendientes o a mirar el teléfono con demasiada frecuencia?
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¿Has tenido alguna vez uno de esos días en los que te sientes como si estuvieras en la oficina, pero sin trabajar realmente? O, quizás te sea familiar el siguiente escenario: tienes los auriculares puestos, pero te limitas a revisar las últimas novedades en tus redes sociales y a mirar fijamente la pantalla del ordenador… ¿Te sucede más de lo que quieras admitir? Es momento de cambiar. ¡Evalúa tu situación actual y ve dónde puedes mejorar!
Consejo extra
Define los canales de comunicación con tus coworkers. Asegúrate de que todo el mundo sabe qué tipo de estilo de comunicación es el más adecuado para ellos: ¿se envían correos electrónicos constantemente? ¿O prefieren las reuniones cara a cara? Una vez que todos sepan cuál es la mejor manera de comunicarse entre sí (y con qué frecuencia), todos podrán ser más productivos porque no tendrán preguntas sin respuesta en sus mentes.
Además, en caso de que necesiten algún material o respuesta para poder continuar no tendrás que esperar demasiado tiempo y sabrás exactamente a qué canal de comunicación tienes qué acudir. Y, en definitiva, una de las cosas más importantes sobre cómo ser más productivo es que tengas diseñado un sistema que funcione para ti y que puedas mantenerlo en el tiempo.
Palabras finales
Cuando empezamos esta búsqueda de cómo ser más productivo puede parecer un camino imposible. Pero, ¡relájate! No es tan complejo y progresivamente hasta se puede convertir en un hábito. Y ahora, cuéntanos: ¿pones en práctica alguno de estos consejos?, ¿tienes otros trucos que quieras compartir con nuestra comunidad? ¡Te leemos en los comentarios!
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