Oficinas Coworking | Alternativa a las oficinas tradicionales

¿Valorando comenzar a trabajar en un espacio compartido? Buscas eliminar las distracciones de trabajar desde casa, reducir costos de oficinas, formar parte de una comunidad y hacer networking. Bueno, es normal que te lo plantees, estas son solo algunas de las ventajas de trabajar en oficinas coworking. El concepto de coworking no es nada nuevo: ha sido expandido y generalizado gracias a la cultura de colaboración que promueve y a las grandes empresas de coworking.

En esta guía completa sobre las oficinas coworking te ayudaremos a entender cómo funcionan, las opciones de espacio que ofrecen, sus ventajas y sus inconvenientes. También mostraremos una lista de los servicios que incluyen y rangos de precios orientativos de algunos países. Además, repasaremos los distintos tipos de oficinas coworking en el mercado y, por último, te daremos unos consejos prácticos de cómo elegir oficinas coworking.

Cómo funcionan las oficinas coworking

Las oficinas coworking son espacios de trabajo compartido basados en varios modelos de membresías flexibles que pueden ser desde tarifas diarias o mensuales hasta tarifas por servicios (alquiler de salas de reuniones, de eventos, equipos audiovisuales, entre otros). Permiten disfrutar de la infraestructura y utilidades de una oficina tradicional como internet, cocina, limpieza y mantenimiento, etc., por un precio más económico, ya que, en primer lugar, todos estos son compartidos por los miembros y solo pagarías por el espacio y los bienes que uses.

Los costos varían en dependencia del tipo de oficina, la cantidad de puestos de trabajo, el lugar donde se encuentre, así como los servicios y amenidades que incluya. Son el lugar donde puedes trabajar con libertad de horario-ubicación, con más disciplina que en casa y, además, conectar con profesionales de otros sectores.

Lee un artículo mas detallado: Cómo funciona el coworking | modelo de negocio, por qué elegirlos y dónde encontrarlos

Opciones de espacio en oficinas coworking

Hot Desk (escritorio móvil)

Los hot desks o escritorios móviles son la opción más económica para trabajar en un coworking. Se trata de un escritorio justo para trabajar con un portátil en un espacio compartido. Se contrata mensualmente, pero está disponible 24/7. No pueden reservarse, por lo que el coworker ocupa el escritorio que se encuentre disponible.

Ideal para freelancers, nómadas digitales, emprendedores y propietarios de pequeños negocios. Es decir, personas que solo necesiten el espacio por unas horas a la semana, viajen constantemente y busquen un espacio de calidad para trabajar en cada ciudad que visiten. Y, además, valoren la coexistencia con otros profesionales que pueden ofrecer consejos, apoyos e ideas.

Dedicated Desk (escritorio fijo)

Son escritorios permanentes que sí pueden ser reservados, esto significa que solo tú podrás utilizar el escritorio que te ha sido asignado. Aun cuando sigues estando en un espacio compartido, tienen la ventaja de que puedes establecerte, personalizar el espacio de trabajo a tus necesidades y guardar todo aquello que consideres privado o valioso. Incluye tu propia silla, cajones y taquillas con cerradura. Es lo que necesitas para darle un hogar fijo a tu negocio.

Oficina abierta

Las oficinas abiertas son secciones reservadas dentro del edificio dirigidas a emprendedores con equipos y empresas.  Una oficina abierta suele consistir en un grupo o varios grupos de escritorios reservados para el uso exclusivo del equipo o la empresa que la contrate. Sin embargo, comparten un espacio diáfano con el resto de compañeros del coworking. Aunque no existe una delimitación física con el resto de oficinas abiertas (paredes o similar), se presupone que esa zona está reservada y una persona que no pertenezca al equipo no podrá ocupar uno de esos lugares. Por tanto, si planeas trabajar en equipo, las oficinas ya sean las abiertas o privadas son más idóneas que los hot o dedicated desks.

Las oficinas abiertas poseen menos privacidad y están más conectadas que las privadas al ambiente del coworking. Por esta razón, para efectuar reuniones de equipo deben reservar salas y, así, no molestar al resto de compañeros del coworking.

Oficina privada

Excelente para equipos de hasta 100 personas. Al igual que las abiertas, las oficinas privadas son secciones reservadas dentro del edificio. Ofrecen mayor formalidad y privacidad, pero sin perder la esencia del mundo colaborativo. Son geniales para el trabajo en equipo.

Estas oficinas están restringidas al resto de los miembros del coworking y, de hecho, solo puede accederse a ellas mediante llave o identificación.

Al ser oficinas privadas, en muchas ocasiones las empresas o equipos pueden adaptar la disposición de las mesas y los equipamientos a sus necesidades. Se pueden realizar las reuniones de equipo sin necesidad de reservar salas ya que, al estar separadas por paredes, se evita molestar a otros compañeros del coworking.

Las oficinas privadas comparten zonas comunes y equipamiento con el resto del coworking, en la mayoría de ocasiones, baño, cocina, comedor, impresoras, internet… Aunque, dependiendo del coworking y las necesidades de la empresa, algunas de estas zonas comunes y equipamiento se pueden integrar.

Son las favoritas de las empresas que deciden mudarse a los espacios de trabajo compartido sin perder seriedad.

Sugerido:

• Economía colaborativa | Todo sobre el consumo colaborativo
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Servicios incluidos en las oficinas coworking

Al ser compartidos los gastos de toda la infraestructura por los miembros (profesionales autónomos, empleados remotos, nómadas digitales y empresas), en las oficinas coworking puedes tener acceso a servicios y equipamiento bien completos para facilitar las gestiones del día a día que, en muchos casos, solo grandes empresas pudieran costear como por ejemplo:

• Wifi de alta velocidad.
• Salas de reuniones.
• Acceso a zonas de trabajo equipadas (mobiliario y material de oficina, impresoras, escáner, etc.).
• Cafeterías.
• Cocinas totalmente equipadas.
• Zonas comunes.
• Alquiler de salas para eventos, workshops, etc.
• Charlas, talleres, capacitaciones y otros tipos de eventos sociales y formativos.

Existen otros extras como:

• Yoga
• Gimnasio
• Zonas de juego.
• Café, bebidas frías y calientes gratis.
• Asesoría jurídica
• Organización de eventos

Todo enfocado a que los coworkers puedan centrarse en desarrollar su negocio. Puedes encontrar muchos más servicios y comodidades, al igual que diferenciación entre lo que ofrece e incluye cada espacio de coworking: una combinación que deberás valorar para que encuentres el que mejor se ajuste a tu presupuesto y necesidades.

Ventajas y desventajas de las oficinas coworking

Ventajas de las oficinas coworking para freelancers, nómadas digitales y empleados remotos

• • • Reducir costes: Rentar una oficina para ti solo acarrea una serie de gastos y preocupaciones que pueden alejarte de tu objetivo principal: hacer crecer tu negocio. Los coworkings se basan en compartir entre todos la infraestructura y servicios. No tienes que preocuparte por largos y rígidos contratos de alquiler, la internet, servicios de limpieza y mantenimiento, electricidad, café, etc. (todo va incluido en el precio).
    • Flexibilidad: Los diferentes modelos de alquiler permiten rentar solo lo que necesitas en cada momento (salas de reuniones, tipo de oficina, cantidad de puestos de trabajo, etc.)
    • Networking: Las oficinas coworking fomentan la constitución de una comunidad entre los miembros mediante la realización de variadas actividades sociales y de formación. Esto te permite:
      • Intercambiar conocimientos, experiencias y habilidades con otros coworkers.
      • Conocer clientes potenciales o posibles socios de negocios.
      • Obtener trabajos derivados de otros coworkers que no dan abasto.
      • Encontrar equipos que trabajan para alguna empresa y poder integrarte a ellos.
    • Imagen: Dado que las oficinas coworking, por lo general, están bien equipadas con salas de reuniones, vajillas, ofertas de bebidas, etc. cuentan con espacios amplios, bien iluminados, diseños y decoración moderna e innovadora que te permitirán ofrecer comodidad y una muy buena impresión cuando te reúnas con clientes actuales o potenciales.

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Ventajas de las oficinas coworking para las empresas

• • Elimina los costes iniciales y de mantenimiento mensual de establecer una oficina y los gastos de desmontarla, en caso de no funcionar el proyecto como se esperaba.
  • Convierte los costos variables como los insumos (informáticos, café, materiales de oficina, etc.) y servicios (internet, limpieza, electricidad, sala de reuniones, etc.) en un único costo fijo mensual por puesto de trabajo. Además, no tendrás que preocuparse porque falte de nada, ya que los coworkings cuentan con una o varias personas encargadas de coordinarlo.
  • Ofrece contratos flexibles para expandir o reducir la cantidad de puestos de trabajo sin dificultad ni costos significativos.
  • Permite, gracias al intercambio que fomentan los eventos, almuerzos, talleres y situaciones de networking realizados en estos espacios:
    • Conocer de cerca los que está sucediendo en distintas industrias.
    • Capacitar al personal, obtener nuevos talentos y crear relaciones de negocios.
    • Aumentar el bienestar y la productividad de los empleados.

Profundiza más: Ventajas del coworking | 10 beneficios de trabajar en espacios compartidos

Desventajas de las oficinas coworking

• Al ser espacios de trabajo compartido, suelen haber restricciones para atender llamadas y falta de privacidad.
• Las salas de reuniones son compartidas, por tanto, se deben ajustar las reuniones a la disponibilidad o desarrollarlas en espacios de menos privacidad.
• Se puede sufrir el mismo tipo de distracciones que en una oficina tradicional: interrupciones por parte de compañeros o ruido en el ambiente que impide la concentración.
• Se puede perder la identidad y cultura propias de la empresa.
• Pueden existir problemas de seguridad debido a que, usualmente, el acceso a internet es de forma inalámbrica.

En nuestro artículo Ventajas y desventajas del Coworking | Descubre si es para ti  las detallamos mejor.

Tipos de oficinas coworking

Oficinas coworking generalista

Este tipo de coworking está dirigido a cualquier profesional, empresario, trabajador o área de trabajo. La principal ventaja es que facilita la conexión y colaboración entre profesionales con diferentes habilidades y talentos, dando paso a nuevos proyectos y a la innovación. Suelen ser los más habituales y, por lo tanto, es bastante sencillo encontrar un espacio como este en tu ciudad.

Oficinas coworking por profesión

Con la popularización de los coworkings en todo el mundo, ha surgido un tipo específico: el coworking por profesión. En él se agrupan profesionales y empresas que comparten el mismo oficio. Por ejemplo, existen coworkings para abogados, fotógrafos, diseñadores, entre otros. Su principal ventaja: trabajar en un ambiente armónico por la cercanía de las profesiones, gustos laborales y lenguaje compartido. En ellos se potencia la colaboración entre sus integrantes favoreciendo la creación de nuevos proyectos en conjunto.

Otra ventaja significativa es la referente a los servicios y equipamientos: al ser profesiones similares, se comparten necesidades básicas que los gestores del coworking pueden cubrir. Por ejemplo, una centralita de llamadas para atención de clientes en un coworking de abogados o un estudio y equipos de iluminación en un coworking para fotógrafos.

Oficinas coworking para artistas

Son coworkings, especialmente, para empresas o profesionales de este sector. Su equipamiento y servicios están enfocados a sus necesidades particulares. En los coworkings para artistas se suelen dar mesas de trabajo más grandes, espacios de creación, impresoras 3D, proyectores, mesas de corte, etc. Se hospedan galerías y se organizan eventos, talleres exposiciones, mercados y pop-upstores con el objetivo de potenciar la creatividad e, incluso, las opciones de negocio.

Oficinas coworking para artesanos

El coworking para artesanos reúne a profesionales en los que el trabajo manual es muy importante. La imagen de estos coworkings dista un poco de la del coworking habitual, puesto que los escritorios pierden relevancia dando paso a bancos de trabajo y salas con talleres. Se paga de acuerdo a lo que vas a usar: lienzos, taladros de columna, sierras de cinta, tornos eléctricos, cortadoras láser, etc. Suele haber algo más de ruido, polvo y desorganización, pero, en definitiva, son un espacio-taller donde dar rienda suelta a la creatividad.

Oficinas coworking rural

Y si lo que se necesita es un ambiente de paz y tranquilidad, el coworking rural está ideado para ello: su principal objetivo es rehuirse del bullicio citadino ofreciendo un entorno más natural y sereno para los coworkers.

El coworking rural suele estar destinado más a freelancers y nómadas digitales que a empresas, pues es más fácil que una sola persona cambie su locación y no todo un equipo. Sin embargo, también es una alternativa para aquellas empresas ubicadas en pequeños pueblos alejadas de las grandes ciudades.

Una característica de los coworkings rurales es que pueden servir, en muchas ocasiones, como oficinas temporales para retreats o eventos de empresas cuyas sedes son en la gran ciudad y buscan un espacio diferente para pasar un corto periodo de tiempo.

Oficinas coworking de aventura

Los coworkings de aventura buscan dar un espacio de trabajo a clientes con un estilo de vida diferente. Se trata de localizaciones que ofrecen grandes alternativas de ocio para aquellas personas que, durante una temporada, quieren romper con su rutina y buscan ampliar horizontes. Podemos encontrar coworkings de aventura para amantes del surf, del trekking o incluso coworkings itinerantes para los amantes de los viajes.

Oficinas coworking para gran empresa

El éxito en términos de producción, creatividad, expansión de campos de trabajo e innovación que han tenido los espacios de trabajo colaborativos en los últimos tiempos, ha suscitado que las grandes empresas hayan decidido entrar en él.  Una alternativa que están implementando estas empresas es enviar a algunas de sus secciones o departamentos a este tipo de oficinas con el objetivo de beneficiarse de las ventajas del coworking en determinadas áreas. Sobre todo, se suelen trasladar los departamentos creativos o aquellos que se puedan beneficiar de colaboraciones con otras empresas.

Los coworkings orientados a grandes empresas son capaces de admitir a equipos de más de 50 personas, aunque esto no significa que dejen de aceptar a empresas pequeñas y/o freelancers. De hecho, en esa mezcla de profesionales radica la fórmula del éxito de los coworkings.

Puedes leer más sobre los tipos de cowoking: Tipos de Coworking | Descubre cuál es para ti

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Oficinas coworking | Precios

Los precios de las oficinas coworking pueden variar dependiendo de la ubicación, los servicios incluidos, la empresa de coworking o el tipo de espacio contratado. Te mostraremos precios promedios de algunas ciudades que te sirvan de referencia, pues definir un precio global resultaría inexacto.

Las tarifas a continuación equivalen al coste mensual por persona.

Buenos Aires

Hot desk: $120

Dedicated desk: $130

Oficina abierta: $130

Oficina privada: $170

México

Hot desk: $130

Dedicated desk: $140

Oficina abierta: $140

Oficina privada: $180

Santiago de Chile

Hot desk: $140

Dedicated desk: $150

Oficina abierta: $150

Oficina privada: $220

Madrid

Hot desk: $150

Dedicated desk: $180

Oficina abierta: $180

Oficina privada: $250

Berlín

Hot desk: $180

Dedicated desk: $360

Oficina abierta: $360

Oficina privada: $380

New York

Hot desk: $200

Dedicated desk: $380

Oficina abierta: $380

Oficina privada: $400

Tokio

Hot desk: $200

Dedicated desk: $380

Oficina abierta: $380

Oficina privada: $400

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Cómo elegir una oficina coworking | 3 claves para una correcta selección

Elegir una oficina coworking es una tarea a la que debes dedicar tiempo y paciencia. Cuando emprendas tu búsqueda, verás que existen muchos tipos: diferentes rangos de precio, servicios, comodidades y público al que buscan servir. Tu misión es encontrar la que mejor se ajuste a tus necesidades y presupuesto. Para ello te damos estas claves que te ayudarán a lograrlo.

Evalúa tu presupuesto

Al final todo se reduce al tema económico. Definir el presupuesto que vas a destinar, te ayudará de forma rápida a acotar tu búsqueda y, por ende, a hacer el proceso más corto y menos cansino. Un consejo muy importante que te damos es que ir trabajar a un espacio coworking lo veas como una inversión. Es decir, será un gasto recurrente que tendrás, pero, si te enfocas en integrarte en la comunidad y hacer networking, puedes generar contactos, clientes, crecer profesionalmente y, como resultado, rentabilizar esa inversión. Esto nos lleva al siguiente punto.

Define los servicios y el tipo de espacio que necesitas

En secciones anteriores de este artículo, te mostramos muchos de los servicios básicos que incluyen los coworkings, y otros que solo puedes encontrar en coworkings de gama más alta. Debes de ser objetivo, y hasta estratégico, con lo que realmente necesitas según tu condición. Por ejemplo, si eres un nómada digital que constantemente se encuentra viajando, pero te interesa generar contactos y crecer profesionalmente, puedes elegir un escritorio móvil, considerar la flexibilidad de los horarios, así como los eventos, charlas, talleres, etc., que ofrece una oficina coworking.

Si, por el contrario, eres un profesional que no viaja y necesitas tener en tu oficina varias pertenencias, lo mejor es que rentes un escritorio fijo. En ellos tienes la posibilidad de guardar tus pertenencias en taquillas o cajones con cerradura.

En cambio, si tienes una empresa o son un equipo de varios trabajadores, deberás elegir entre una oficina privada o una abierta, valorar la cantidad de comodidades que quieres ofrecer a tus empleados y las ofertas de eventos sociales o de formación, tanto para capacitar a los trabajadores como para atraer nuevos talentos.

¿Necesitas salas de reuniones o una ubicación específica? Todos estos detalles te ayudarán a seguir limitando tu búsqueda.

¡Tómate tu tiempo y vete a la búsqueda!

En tu exploración de oficinas coworking deberás atender a varios aspectos:

• Localización:

¿Está bien ubicado el coworking? ¿Es de fácil acceso mediante transporte público? Recuerda que, en muchas ocasiones, no solo irás tú al coworking, sino que también te reunirás con clientes. Asegúrate de que esté cerca de cafeterías, supermercados e, incluso, tipos de negocios que sean de interés para tu empresa o profesión.

• Atmósfera:

Como en este lugar pasarás muchas horas y es un espacio compartido y de intercambio con profesionales de diferentes ámbitos, debes probar, un día o dos, el ambiente que se vive en el coworking. Acércate al gestor y averigua qué iniciativas existen para mejorar el networking, la variedad de profesiones (para realizar sinergias laborales) y otras interrogantes que te ayuden a hacerte una mejor idea de los miembros y de la comunidad del lugar.

• Instalaciones:

Aquí es donde podremos apreciar de forma objetiva y directa qué beneficios nos brinda un coworking respecto a otro en aspectos como la iluminación, comodidad de las sillas, conexión a internet y amplitud de los espacios del coworking. Una buena iluminación es importante en el área de trabajo, ya que estaremos muchas horas delante del ordenador; las sillas deben ser ergonómicas y las mesas amplias y bien definidas para que no invadas el espacio de los otros coworkers; la internet debe tener la velocidad adecuada para desarrollar tu trabajo y el espacio debe ser amplio en pos de una mayor comodidad.

Busca por todo aquello que consideres que te ayudará a ser más productivo.

En nuestra web coworkingfy podrás filtrar tu búsqueda entre cientos de coworkings de todo el mundo hasta encontrar aquel que cumpla con lo que necesitas y se ajuste a tu presupuesto.

Puedes profundizar más en nuestro post: Cómo elegir un espacio de coworking en solo tres pasos

Te sugerimos leer:

• Cómo hacer networking en un espacio de coworking | 10 claves para una red efectiva
• Coworking y Networking | ¿Cómo se entrelazan estos conceptos?

Palabras finales

Las oficinas coworking son una de las mejores fórmulas para autónomos, emprendedores y empresas, y un lugar para sentirte a gusto e inspirado. Para que puedas enfocarte solo en el desarrollo de tu empresa y tu crecimiento profesional debes encontrar aquel que tenga lo que necesites.

Nuestra intención es que esta guía y consejos prácticos te sean de utilidad. ¿Necesitas más información? Lee nuestra guía completa: Coworking | Qué es, ventajas, costes y cuál elegir.

Coméntanos, ¿Pasarías a trabajar a una oficina coworking?