Gestión de proyectos | Qué es, metodologías, fases, herramientas [Guía completa]

Antes de iniciar cualquier emprendimiento, negocio o, en general, cualquier tipo de proyecto necesitas contar con un plan o método de administración que te permita cumplir con tus objetivos. La gestión de proyectos contribuye a que puedas tener a los mejores profesionales en tu equipo, a optimizar tu tiempo y a tener mejores rendimiento e, incluso, sus metodologías te ayudarán a que tengas un grupo de trabajo más motivado.

Conocer en qué consiste la administración de proyectos es algo totalmente crucial, sobre todo si estás iniciando una nueva planificación en la empresa. ¡Aprende a orientar tus esfuerzos con éxito a través de los diversos tipos de gestión de proyectos! En esta guía completa de Coworkingfy encontrarás información sobre las fases, métodos y herramientas para que logres el propósito de poseer un plan de gestión de proyectos.

Qué es la gestión de proyectos

La definición de gestión de proyectos establece que es un proceso donde se definen un conjunto de acciones que ayuden a cumplir un objetivo fijado en un determinado lapso de tiempo. En ese sentido, la gestión de proyectos tiene el propósito de gestionar los inicios o evolución de cualquier tipo de actividad que se vaya a iniciar; ayuda a resolver tareas o problemas en menor tiempo y facilita la culminación y aprobación de un proceso.

En otras palabras, el concepto de gestión de proyectos hace referencia a un enfoque metódico que permite cumplir con asignaciones para orientar, medir y lograr objetivos SMART (específicos, medibles, alcanzables y realistas). De esta manera, la administración de proyectos depende de distintos factores que pueden estar relacionados con la complejidad o importancia de las tareas, así como la escalabilidad.

Ahora bien, existen algunas definiciones de gestión de proyectos según autores que nos ayudan a comprender mejor este enfoque. Al respecto, el Project Management Institute (PMI), creado en  Pennsylvania, Estados Unidos, en 1969, para profesionalizar el campo de la gestión de proyectos, sostiene que:

La gestión de proyectos es la aplicación de conocimientos, habilidades, herramientas y técnicas a las actividades del proyecto con la finalidad de satisfacer necesidades.

También vale destacar que la norma ISO 21500 consigue darle una orientación formal y estructurada a la gestión de proyectos. O sea, busca que la administración de proyectos siempre tenga un mismo resultado, sin importar quién lo realiza.

Asimismo, Joy Gumz, especialista TIC que trabaja para ISAO Standards Organization y NASA Appel, explica que:

Las operaciones mantienen las luces encendidas, la estrategia proporciona una luz al final del túnel, pero la gestión del proyecto es el motor del tren que hace avanzar a la organización.

Otras instituciones que ayudar a formalizar la gestión de proyectos desde el siglo XX es la Asociación Internacional de Gestión de Proyectos (IPMA), creada en 1965; el PMI; la Asociación para la Gestión de Proyectos (APM), fundada en 1972 para lograr un avance en este campo; y también se han desarrollado enfoques en 1980 como la gestión de proyectos ágil, Scrum y Proyectos en entornos controlados, o PRINCE.

Importancia de la gestión de proyectos

¿Cuál es la importancia de la gestión de proyectos? En primer lugar, contribuye a desplegar un cúmulo de estrategias para alcanzar objetivos previamente establecidos. Es necesario saber que si no se tienen estos objetivos definidos con anterioridad y claridad es poco probable que la administración de proyectos sea exitosa.

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Por otro lado, mediante este enfoque metodológico se puede llevar a cabo un proceso de transformación en las empresas u organizaciones relacionadas con la forma de trabajar, el esquema organizacional o, incluso, puede servir para mejorar el proceso creativo interno y alcanzar una innovación empresarial, logística, organizacional o digital.

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La importancia de la gestión de proyectos también radica en que proporciona una mayor flexibilización en las empresas. De igual forma, proporciona un valor real frente a las oportunidades de negocios. Aporta un mayor liderazgo interno y puede hacer que los equipos de trabajo laboren de mejor manera. La gestión de proyectos es importante, además, porque permite que la planificación de un proyecto sea aterrizada.

Con la administración de proyectos se puede tener un proceso ordenado durante todo el ciclo del mismo, es fácil supervisar, corregir errores, tomar decisiones y da experiencia para aumentar los casos de éxitos y bajar los niveles de fracaso.

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Un estudio del PMI en 2018 dio algunas estadísticas que ayudan a entender la importancia de la gestión de proyectos. De acuerdo con esta investigación, la planificación y gestión de proyectos guarda relación con la implicación de los Grupos de Interés. Un 20 % más de proyectos son puestos en práctica con objetivos claros; un 30 % de proyectos culminan en menor plazo y se realizan un 20 % más de proyectos con el presupuesto inicial.

Beneficios de la gestión de proyectos

• Se goza de una alta visibilidad en cuanto al estado de los proyectos. Los líderes, managers y miembros del team podrán tener un panorama mucho más claro sobre dónde están y cuáles son las acciones siguientes a realizar.
• Los proyectos se pueden alinear con las estrategias de la empresa en el corto, mediano y largo plazo.
• Ayuda a gestionar riesgos, evitando que se conviertan en problemas futuros.
• Con la administración de proyectos se puede aprender significativamente tanto de los éxitos como de los fracasos.
• Otra de las ventajas de la gestión de proyectos es que promueve el aprendizaje colaborativo en cada una de las fases.
• Mejora la capacidad de una empresa de competir en el mercado.
• Permite incorporar mejores herramientas para la planificación.
• Dentro de los beneficios de la administración de proyectos también se encuentra que conduce a la adquisición de habilidades laborales nuevas. En ese sentido, quienes están a cargo de la gestión de proyecto pueden tener un mejor desenvolvimiento en manejo de recursos, capacidad intelectual, gestión de equipos e incrementa las habilidades personales.
• Se puede administrar mejor los recursos de cualquier índole, permitiendo economizar y ahorrar, no solo desde un punto de vista económico sino también en cuanto a la gestión del tiempo.
• Las decisiones que se toman gracias a la gestión de proyectos son más pausadas, ordenadas y con el fin de lograr un objetivo.
• Se hacen estimaciones mucho más precisas.
• Es probable que la gestión de proyectos aplicada de forma consciente y constante le dé una ventaja competitiva a la empresa.
• Permite gestionar las emociones o expectativas relacionadas con la ejecución del proyecto.
• Es más probable que se tenga una buena reacción y aceptación a los cambios.

Fases de la gestión de proyectos

1. Análisis de viabilidad del proyecto

El primer paso para gestionar un proyecto es el análisis de viabilidad. Esto quiere decir que la fase inicial es saber si resultará viable para la empresa u organización embarcarse en dicho proyecto.

Esta es una de las etapas de la gestión de proyecto donde se deben realizar dos acciones. Por un lado, un documento de caso de negocio, donde se justifique la necesidad del proyecto y también se puede hacer un diagnóstico inicial. Por otro lado, el estudio de factibilidad equilibra los requisitos del proyecto con los recursos disponibles.

De esta forma, para el estudio de factibilidad es imprescindible que se estudien cuestiones como los plazos, costes, calidad; posibilidad de creación de herramientas para gestión de la empresa y se debe estudiar el alcance del proyecto. También hay varios tipos de factibilidad: operativo, según el tiempo, técnico, económico, político y legal. Si los proyectos pasan estas dos pruebas, entonces pueden ser asignados a un equipo para su realización. De lo contrario, deben ser catalogados como inviables.

2. Planificación del proyecto a realizar

En esta segunda fase de la administración de proyectos, se tienen que definir las tareas a realizar, así como los recursos con los que se cuenta. En otras palabras, se tiene que hacer un plan de proyecto bien delimitado donde se guíe al equipo, se establezcan plazos y se tome en cuenta la disponibilidad de recursos.

La planificación del proyecto comprende el costo, el alcance y el calendario del trabajo que se va a seguir. Del mismo modo, brinda al equipo dirección para producir resultados de calidad. Es fundamental en esta etapa negociar contratos, realizar estimaciones y hacerse preguntas similares a las siguientes: ¿cuál es el presupuesto?, ¿cuáles son los alcances?, ¿cuáles son los KPIs?, ¿cuáles son los hitos que se deben cumplir?

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3. Ejecución del proyecto

¡En esta tercera fase es hora de poner manos a la obra! Se trata de ejecutar el proyecto, una vez que se ha hecho una exhaustiva planificación. Este es uno de los procesos de la gestión de proyecto donde el Know how pasa a ser el protagonista, pues de allí depende que se ponga en práctica el proyecto con éxito.

En esta etapa, se eligen los grupos de trabajo, se asignan los roles de los miembros del equipo, se dan tareas, se realizan asignaciones planificaciones y se da seguimiento a cualquier cambio. La ejecución del proyecto amerita apegarse al plan inicial, pero no es rígido. En caso de que se presenten dificultades, se puede ir haciendo modificaciones.

4. Seguimiento, supervisión y control del proyecto

Esta etapa tiene muchísima relación con la ejecución, ya que a menudo son realizadas de manera paralela. En la medida que se vaya avanzando en la ejecución, es imperante que se supervise constantemente el progreso. ¿Qué se puede hacer en este cuarto paso? Gestionar informes, hitos, incidencias y hacer control de calidad.

5. Cierre del proyecto

Un proyecto cierra cuando se entrega el trabajo finalizado, todas las partes están informadas del cierre y se liberan recursos para otros proyectos. Para saber si ya estás en la fase del cierre, puedes hacer un checklist o lista de control para que verifiques que no hay cabos sueltos.

Grandes errores en la gestión de proyectos

1. No diseñar un buen cronograma

Uno de los grandes errores en la gestión de proyectos es no tener un buen cronograma. Es decir, tener plazos absurdos, fechas muy cercanas y trabajar sobre la marcha puede significar un fracaso rotundo. En este caso, es necesario que no se ignoren pasos fundamentales y que se asignen suficiente tiempo a determinadas tareas. Además, un mal cronograma puede ser la consecuencia de una mala planificación. ¡Ten mucho cuidado de no cometer este grave error!

Lecturas sugeridas:

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2. Comunicación deficiente

El manejo de proyectos necesita tener una buena comunicación. Si esto falla, todo se volverá caótico, porque los equipos no sabrán qué hacer, cuál es el status o cuáles son las próximas acciones a tomar. Además, la desinformación puede llevar a retrasos que fácilmente se pueden evitar. También da lugar a malos entendidos en el sitio de trabajo y hasta puede tener como consecuencia la pérdida económica o de recursos. ¡No dejes que la comunicación sea deficiente durante la gestión de proyectos!

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3. Ausencia de la figura de Project Manager o líder

Otro de los errores comunes es pensar que no se necesita una persona que tome el rol de líder o Project Manager. O no darle la autoridad suficiente para que tome decisiones conscientes, organice grupos de trabajo o guíe a los demás.

Sin esta figura, lo más seguro es que haya inconvenientes, ya que siempre se necesita de un profesional que esté a cargo. Te sorprendería saber la cantidad de proyectos que han fracasado tan solo porque no cuentan con un liderazgo sólido para el manejo de proyectos.

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4. Grupos de trabajo poco eficientes

Se debe gestionar un proyecto con equipos o grupos de trabajo realmente comprometidos, así como con los profesionales adecuados. No se puede caer en el error de tener un equipo mal conformado o con personas que no se sientan verdaderamente comprometidos con el proyecto. Es responsabilidad del líder o coordinador que los equipos sean eficaces o preferiblemente de alto rendimiento.

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5. No realizar un análisis de riesgos

El quinto error en la gestión de proyectos es no tener un análisis de riesgos adecuado. En todo el proceso se presentarán dificultades y obstáculos, por ello, es recomendable que se estudien algunos para tratar de contenerlos. ¡En la administración de proyectos se tiene que ser tan realista como sea posible! No podemos creer que no nos encontraremos con riesgos, algunos pueden ser menores y fáciles de superar, pero otros ameritarán atención exclusiva. Prepárate para enfrentar las consecuencias en todo momento.

Metodologías de gestión de proyectos

Las metodologías para la gestión de proyectos son una serie de procedimientos y técnicas utilizados por aquellas personas que trabajan activamente en un proyecto. El beneficio más evidente de utilizar la metodología es que permite aplicar un conjunto de criterios objetivos a las decisiones que se deben tomar, eliminando la subjetividad inherente a cualquier proceso.

En los últimos años la gestión de proyectos es un proceso que ha estado en evolución y se deben considerar varios métodos para garantizar el éxito. Por tal motivo, es esencial conocer los modelos de gestión de proyectos más populares, ya que pueden ayudar a convertirnos en expertos en todo lo que comprende esta disciplina. Algunas de las metodologías de administración de proyectos más importantes son las siguientes:

1. Metodología de Scrumban

Es una metodología que combina lo mejor del método Scrum y del método Kanban. Mediante los sprints se crean ciclos de proyectos. Dentro de las características de esta metodología se halla que el trabajo en progreso es limitado y el equipo de desarrollo se mantiene enfocado en la tarea. Es ideal para aplicar en aquellos casos donde el proyecto sea complejo o de alta prioridad.

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Las ventajas de la metodología de Scrumban para la gestión de proyecto son:

• Se puede dimensionar óptimamente el proyecto.
• El equipo aprende con rapidez.
• Las fechas de entrega son realistas.
• Brinda autonomía.

2. Waterfall o Cascada

Permite dividir el proyecto en diferentes procesos que se ejecutan de forma secuencial. Es también conocida como Ciclo de Vida del Desarrollo de Software (SDLC, por sus siglas en inglés).

Básicamente consiste en un proceso lineal en el que el trabajo se realiza de manera escalonada y secuencial. Es altamente sugerido hacer uso del modelo de Cascada porque con una estructura bastante clara, facilita la identificación de los objetivos y se transmite la información con claridad.

3. Metodología PRINCE2

PRINCE es el acrónimo de Proyectos en entornos controlados (PRojects IN Controlled Environments), fue originalmente fundada en 1996 por el gobierno de Reino Unido. Con esta metodología, la gestión de proyectos se divide en siete procesos:

• Puesta en marcha
• Dirección
• Inicio
• Control
• Gestión de la entrega de productos
• Gestión de los límites de cada fase
• Cierre del proyecto

4. Metodología Six Sigma

Six Sigma es principalmente utilizada para la gestión de calidad, también suele ser vista como una filosofía. Busca mejorar continuamente en los procesos y eliminar las posibles fallas que se puedan suscitar. Es adecuada para empresas grandes, por ejemplo, multinacionales. Consta de cinco fases:

• Definición.
• Evaluación.
• Análisis.
• Mejora.
• Control.

5. Metodología de programación extrema (XP)

Extreme Programming (XP) o Metodología de programación extrema es utilizada para gestionar proyectos dinámicos con plazos ajustados. Asimismo, garantiza la capacidad de respuesta a la evolución requerimientos del cliente. Tiene la característica de que para llevar a cabo se necesitan aplicar las reglas XP.

Software de gestión de proyectos

Administrar varios proyectos a la vez, delegar tareas y trabajar de manera colaborativa entre equipos puede resultar difícil, aún más en un entorno tan competitivo donde los problemas, fallas e impedimentos están a la orden del día. Estas complicaciones imprevistas pueden convertir la ejecución de proyectos en prácticamente imposibles. Pero, por fortuna, existen muchos software de gestión de proyectos gratis y de pago para mantener al equipo completamente bien.

Es por esto que para simplificar el proceso y asegurar que todos los colaboradores estén en la misma sintonía, necesitas conocer cuáles software existen, tomando en consideración que las herramientas de gestión de proyectos se han convertido en una condición necesaria para llevarlos a cabo de manera efectiva, además de trabajar y mantener una correcta comunicación en el equipo.

Te dejamos una selección de software, pero te invitamos a que conozcas muchos más en nuestro artículo: Softwares de gestión de proyectos | 9 mejores para tu equipo

1. Trello

Trello es una de las mejores herramientas para la gestión de proyectos, porque permite el trabajo colaborativo de forma sencilla a través de un tablero que enumera tareas. Allí, la etapa del flujo de trabajo se puede configurar para que se complete. Lo mejor es que se pueden arrastrar y soltar, con unos pocos clics, para que el manejo sea mucho más eficaz y práctico, facilitando en gran medida la gestión del proyecto.

La gestión de tareas se realiza a través de tarjetas, que se pueden nombrar y asignar a usuarios específicos. Asimismo, es posible definir fechas de entrega, documentos adicionales y registros de actividad de seguimiento. Es, sin lugar a duda, una herramienta grandiosa con múltiples funciones para aprovechar.

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2. Wrike

Wrike es otro software de gestión de proyectos prioriza las tareas más importantes y permite colaborar de forma eficaz. La característica más destacada de Wrike incluye medidas de seguridad para que solo el personal con autorización pueda acceder a la información.

Otra de las funciones de Wrike:

• Permite personalizar flujos de trabajo.
• Facilita la sincronización del correo electrónico.
• Se conecta con tu calendario.
• Se puede compartir archivos directamente.
• Crea archivos dinámicos en tiempo real.
• Puedes agregar comentarios a secciones, videos o documentos.

3. Milanote

Milanote tiene una gran interfaz donde se puede crear notas, listas de tareas, insertar imágenes, enlaces, colocar flechas y otros recursos gráficos para asociar información conceptual y estructural. Es bastante popular y ampliamente utilizada por freelancers y nómadas digitales.

4. Monday

Monday cuenta con un panel personalizable donde se pueden administrar proyectos, flujos de trabajo y tareas diarias. Gracias a su proceso automatizado se puede evitar errores humanos. Es una excelente herramienta con funciones que facilitan todo el proceso de gestión de proyectos.

5. Basecamp

Con esta herramienta de gestión de proyectos, todas las personas involucradas pueden aumentar la eficiencia del trabajo y organizarse mejor. Permite personalizar publicaciones, agregar imágenes o archivos y compartirlos con cualquier persona de una manera directa y bastante fácil. Es intuitiva. Está disponible en su versión web y también para iOS y Android.

Libros de gestión de proyectos

1. Brilliant Project Management: What the best project managers know, do, and say (2007)

Es un libro escrito en un nivel avanzado por Stephen Barker. Sin embargo, también aborda conceptos básicos de gestión de proyectos que vale la pena conocer. Si quieres saber más acerca de los factores que llevan a una persona al éxito, este libro es para ti.

2. The Effective Executive : The Definitive Guide to Getting the Right Things Done (1966)

Este libro de Peter F. Drucker es una excelente opción para nutrirse de conocimientos, porque sigue estando vigente a pesar de haber sido escrito hace más de 50 años. ¿Qué vas a encontrar en su interior? Pues, en sus páginas describe todos los aspectos de la gestión que conducen al éxito durante el transcurso del tiempo.

Este libro combina consejos y recordatorios para una vida exitosa en la gestión de proyectos. También pone de manifiesto la importancia del entrenamiento cognitivo para mejorar la inteligencia emocional a la hora de planificar y lanzarse al ruedo con nuevos proyectos.

3. Project Management for Small Business (2006)

Escrito por Joseph Phillips, se enfoca en la experiencia práctica de la profesión y simplifica los conceptos detrás de la gestión de proyectos. Lo mejor de todo es que proporciona una lista de cosas que se debe hacer y considerar, técnicas simples de gran utilidad que son fundamentales al momento de llevar a cabo esta labor.

4. Making Things Happen: Mastering Project Management (2005)

Centrado en el aprendizaje de la gestión de proyectos, es un libro escrito por Scott Berkun, un veterano de proyectos de Microsoft. Fue ampliamente aclamado por su colección de filosofías y estrategias probadas en el campo. Basado en la experiencia de la vida real y las expectativas del autor como novato en este campo, este libro enseña cómo lograr tus objetivos en la gestión de proyectos.

5. Project Management: Absolute Beginner’s Guide (2017)

Un muy buen libro y excelente guía de Greg Horine, que cubre el ciclo de vida de la gestión de proyectos, desde el inicio de las ideas y planes del proyecto, hasta el final de cada proyecto y la gestión posterior.

Ejemplos gestión de proyectos

1. SCANIA

SCANIA, la compañía automotriz, es uno de los grandes ejemplos sobre cómo se debe gestionar un proyecto. Esto se debe a que tenían cerca de 500 gerentes solo en Europa, lo que hacía complicado que se pusieran de acuerdo con las actividades. Además, la comunicación no estaba digitalizada y dependían muchísimo de lo tradicional: lápiz y papel.

Así que se atrevieron a probar con una herramienta de gestión de proyectos que sirviera como base para generar un portal de gestión interno más funcional. En la actualidad, los gerentes de SCANIA saben de todas las actividades a realizar, están en constante comunicación, pueden enterarse de qué está sucediendo en otras sucursales prácticamente de forma inmediata y hasta establecen comparaciones con la planificación inicial.

2. CENGAGE

La organización de CENGAGE, una compañía de contenido educativo, estaba basada principalmente en hojas de cálculos donde se reseñaban las actividades diarias, semanales y mensuales. El problema es que era demasiado complejo de monitorear y analizar. Ante esto, empezaron a hacer uso de un software de gestión de proyectos en formato Gantt, que organiza pendientes individuales con una fecha de inicio y finalización.

3. OLO

OLO, una empresa de delivery, identificó una problemática: la mayoría de sus empleados trabajaban remotamente y requerían de una estrategia para retener y mantener unido al personal. En ese sentido, la gestión de este proyecto en particular consistió en diseñar una experiencia de integración completa con más de 100 pasos a seguir.

En la actualidad, OLO evita que sus colaboradores se salten pasos en la incorporación. ¡Y gestionan exitosamente su equipo remoto de trabajadores!

4. NASA

¿Sabías que la NASA es un referente en cuanto a la gestión de proyectos? Tras el fatídico desastre del transbordador espacial Challenger, la NASA ha empezado a usar la administración de proyectos como respuesta para abordar el déficit cultural y de formación. Entre las ventajas han encontrado que ganan memoria de sus proyectos, planifican mejor, optimizan los recursos, y responden al exigente escenario de los últimos años para la exploración espacial.

De hecho, el Dr. Edward Hoffman, director fundador de la NASA’s Academy of Program/Project & Engineering Leadership (APPEL) señala que:

Vemos que la gestión de proyectos es una competencia básica. La NASA cree que los grandes retos que la sociedad está afrontando tienen  forma de proyectos y programas. Y cuanto mayor es el reto, más útil resulta tener una visión clara y común de su gestión. Responder a los retos con una gestión eficaz y eficiente nos conducirá a éxitos mayores.

También se preocupan porque sus colaboradores estén implicados en los cursos de gestión de proyectos, eventos, publicaciones y actividades de investigación.

5. ZEMOGA

ZEMOGA, empresa digital de innovación, destaca por su forma de gestionar los proyectos. Ellos tienen una manera de trabajar dinámica, donde los equipos son autodirigidos y poseen una metodología de desarrollo efectiva basada en Scrum. La gestión de este proyecto lo realizan mediante sprints, que son pequeñas metas que se fijan en las reuniones con una duración de máximo un mes para poder llevar una continuidad del proyecto.

Palabras finales

La gestión de proyectos es totalmente esencial en este mundo laboral complejo, dinámico y competitivo. Por ello, debe ser implementado en todos los niveles y sin importar si tienes una empresa pequeña, mediana o grande. Lo bueno es que se ajusta a todos los estilos y esquemas de trabajo. Sin duda, es hora de comenzar a aprender y desarrollar las habilidades de la administración de proyectos.