Gestión del tiempo | Guía para optimizarlo al máximo y ser más productivo
Se entiende por gestión del tiempo la capacidad para organizarte en tu día a día, aumentar tu productividad y cumplir con todo lo referente a tu vida personal y laboral. Una efectividad en el manejo del tiempo se refleja cuando nos empezamos a sentir mucho más energéticos, felices, aumenta nuestra calidad de vida y disminuye las probabilidades de que suframos el síndrome del burnout. Sin embargo, en la actualidad existe un gran porcentaje de la población que no sabe cómo hacer un manejo del tiempo efectivo.
¿Es ese tu caso?, ¿sientes que el día necesita más horas para cumplir con todos tus pendientes? En Coworkingfy, sabemos que la gestión eficaz del tiempo puede ser un reto, especialmente cuando se combinan los compromisos personales y profesionales. Por ello, hemos realizado este artículo, que esperamos pueda ayudarte a hacer más actividades con menor agobio, a sentirte menos estresado y a tener más tiempo para las cosas que son importantes para ti.
¿Qué es la gestión del tiempo?
La gestión del tiempo se define como la manera en la que cada persona se organiza en su cotidianidad. Involucra la capacidad que posee el individuo para planificar sus actividades. Es, en definitiva, establecer correctamente las prioridades diarias. La administración del tiempo personal y profesional permite que la jornada sea más efectiva y se aproveche mejor. ¿Cómo se hace una gestión del tiempo? Con una combinación de procesos, herramientas, técnicas y métodos, que veremos en este artículo.
Importancia de la gestión del tiempo
Cuando seas capaz de gestionar el tiempo de forma eficiente, priorizando las tareas y estableciendo plazos realistas, serás más productivo en general, lo que aumentará el grado de satisfacción que tienes contigo mismo. Además, esto ayuda a establecer objetivos y a trabajar para conseguirlos en el momento oportuno, a la vez que equilibras otras responsabilidades como los compromisos familiares.
Por otro lado, te va a permitir tener una mirada mucho más aterrizada, y esta es otra de las razones por la que es tan importante la gestión óptima del tiempo. En ese sentido, ser realista sobre lo que es posible cumplir puede ayudarte a evitar los sentimientos de frustración y decepción cuando las cosas no salen como se planea o se espera.
Con una gestión eficaz del tiempo, además, vas a mejorar tus capacidades para la toma de decisiones. Por su parte, es importante porque contribuye a bajar los niveles de procrastinación.
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Herramientas de gestión del tiempo
1. TimeCamp
TimeCamp es uno de los software de gestión del tiempo más populares en todo el mundo. Una de sus características es que puedes añadir hojas automáticas de tiempo con registros precisos de tiempo y aprobaciones. También, podrás hacerle seguimiento a los proyectos en tareas y subtareas más pequeñas con un análisis detallado de horas extra. Esta herramienta tiene una versión gratuita bastante completa.
2. Tempo
Tempo es perfecto para la gestión de las hojas del tiempo estandarizadas, a pesar de que no existe un rastreo automático de la actividad. Con Tempo vas a poder controlar el tiempo facturable, las vacaciones y las ausencias. Lo mejor es que tiene la opción de integrarlo con los calendarios de Google y Microsoft.
3. RescueTime
¿Tienes problema identificando exactamente a qué dedicas tu tiempo y cuánto tiempo estás desperdiciando? Entonces, tienes que empezar RescueTime para el manejo del tiempo de manera efectiva, ya que te va a presentar informes detallados sobre los sitios web que visitas, registra los logros y las tareas completadas, por supuesto, todo con el tiempo bien definido. También, puedes descubrir cuántas horas pasas en reuniones. ¡Y hasta puedes bloquear páginas web que te distraen!
4. MyHours
Esta es una de las herramientas de administración del tiempo que te va a facilitar la organización de los proyectos. Vas a poder gestionar el tiempo con un temporizador de inicio y finalización. Si trabajas por horas, también podrás tener una mayor claridad para definir las tarifas y, finalmente, brinda la posibilidad de descargar informes en formato PDF o exportarlos como archivo Excel.
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5. Teamdeck
Teamdeck es lo mejor para gestionar el tiempo en equipo y sabrás en tiempo real la disponibilidad de los empleados y asignarás recursos adecuadamente. También, permite medir las horas facturables en toda la plantilla. Los usuarios también pueden hacer un seguimiento del tiempo manualmente, agregando horas en cualquier momento. Teamdeck tiene una versión gratis y sus planes de suscripción van desde los $3,99 mensuales.
Técnicas gestión del tiempo
1. Matriz de gestión del tiempo
La Matriz de gestión del tiempo, también es conocida como Matriz de Eisenhower o Matriz de gestión del tiempo importante-urgente, es uno de los principales métodos para administrar el tiempo. Esta matriz nos ayuda a priorizar las tareas y evitar las situaciones confusas. Con esto, tendrás un panorama muy claro para determinar qué tareas son importantes y cuáles deben hacerse ahora mismo.
La Matriz Eisenhower tiene cuatro cuadrantes: importante y urgente; importante y no urgente; no importante y urgente; y no importante y no urgente. Los dos primeros cuadrantes —urgente e importante— deberían ser tu foco de atención durante el día. Se trata de cosas que hay que hacer de inmediato, para evitar problemas en el futuro.
Los dos últimos cuadrantes (importante y no urgente y no urgente y no importante) pueden dejarse para más adelante en la agenda o, incluso, posponerse del todo. Son actividades que no hay que hacer de inmediato, así que no hay razón para ponerlas al principio de la lista de quehaceres.
- Conoce cómo hacerla aquí: Matriz de Eisenhower | Guía para una mejor planificación del tiempo
2. Gestión del tiempo PMBOK
La gestión del tiempo Project Management Body of Knowledge (PMBOK) se centra en seis procesos específicos, los cuales son:
- Definir las actividades.
- Secuenciar actividades.
- Estimar recursos que serán empleados en las diferentes actividades.
- Estimar la duración de las actividades.
- Desarrollar el cronograma de actividades.
- Controlar el cronograma.
Una de las principales ventajas de la administración del tiempo con PMBOK es que establece los elementos esenciales de una gestión de proyectos eficaz. Adicionalmente, ofrece una forma sencilla de gestionar proyectos y entregarlos a tiempo.
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3. Método GTD
Uno de los métodos para administrar el tiempo con mejores resultados es el GTD o Getting Things Done. Su finalidad es que te ayuda a gestionar tus tareas y proyectos de forma tal que puedas mantenerte centrado en lo que es importante, hacer más cosas en menos tiempo y sentirte menos estresado por lo que queda por hacer.
¿Cómo aplicarlo? El primer paso es definir qué hay que hacer y cuándo. El segundo paso es dividir esas tareas en pasos más pequeños. El tercer paso es asignar cada paso por días, horas, personas o lugares específicos. El cuarto paso es poner todo en un lugar al que puedas acceder fácilmente más tarde.
También, da la opción de organizar las tareas en tres categorías:
- Próximas acciones: Son pequeñas tareas que se pueden hacer en menos de 2 minutos.
- Proyectos: Aquí debes incluir proyectos más grandes que requieren múltiples pasos y pueden abarcar días o semanas.
- En espera: Son actividades que un cliente o tu jefe te ha pedido que hagas, pero que aún no te han proporcionado información o materiales.
Te dejamos nuestra guía: Método GTD | Ten éxito al gestionar tus actividades con esta técnica
4. Técnica Pomodoro
La gestión del tiempo en un proyecto se puede mejorar con la técnica Pomodoro, que consiste en usar un temporizador para dividir el trabajo en bloques de tiempo enfocados. En ese sentido, comienza con un temporizador programado para 25 minutos. Durante ese tiempo te concentras en una tarea hasta que suene el temporizador y, luego, te tomas un descanso de cinco minutos antes de empezar otra sesión de 25 minutos.
Después de cuatro sesiones, tómate un descanso más largo de 15 a 30 minutos antes de volver a empezar con otras cuatro sesiones. Este método puede ayudar a aumentar la concentración en tareas específicas y reducir las distracciones, como revisar tu teléfono o ver vídeos mientras estás en medio de una actividad importante.
5. Técnica Seinfeld (no romper la cadena)
La técnica Seinfeld fue ideada por Jerry Seinfeld y se basa en la idea de no romper la cadena. De esta manera, el objetivo es que escribas una meta y cada día debes hacer algo para conseguirlo, aunque sea un pequeño paso. Lleva la cuenta de estos pequeños logros en un calendario u hoja de cálculo para ver cómo se van sumando con el tiempo.
Esto puede ayudarte a mantener la motivación al mostrarte el progreso que estás haciendo hacia tu meta final. Es probable que después de varios días cumpliendo con la cadena, no vas a querer romperla, sino que estarás motivado para cumplir con tus metas.
Lecturas sugeridas:
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- Técnicas de motivación laboral | ¡Aprende cómo aplicarlas!
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Sin embargo, es importante que no te propongas cumplir con una meta demasiado grande en un día, sino que más bien divídelo, de forma que todos los días hagas acciones que te lleven hasta el cumplimiento de la misma.
Para ti:
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Cómo gestionar el tiempo: 10 mandamientos de la gestión del tiempo
1. Haz un horario diario
La gestión del tiempo en las empresas o en la vida personal se puede mejorar si haces un horario diario, que te permita visualizar tus actividades. De este modo, reserva un tiempo cada día (que no exceda las dos horas) para dividir en bloques lo que tiene que hacer antes del final del día. Te ayudará a centrarte en lo que es más importante y dejará mucho espacio para el tiempo de inactividad y los imprevistos que puedan surgir durante el día.
Un plus: Define un recordatorio recurrente para revisar todas tus tareas una vez a la semana o al mes, según lo que te resulte más natural para tu flujo de trabajo. Recuerda que es importante mantenerse organizado y asegurarse de que nada se pase por alto en todo el ajetreo laboral.
2. Utiliza un software de gestión del tiempo
Asegúrate de tenerlo siempre instalado y activo en tus dispositivos para poder hacer un seguimiento de los próximos plazos, reuniones, citas, entre otros. También ayuda que todos los miembros de tu equipo utilicen el mismo sistema para que no haya malentendidos sobre cuándo hay que hacer las cosas. O, si lo prefieres, puedes organizarte de manera tradicional: con un calendario, lápiz y papel.
3. Delega tareas
El tercer mandamiento de la administración del tiempo es que aprendas a delegar tareas. ¡No tienes que hacerlo todo tu solo! Por eso, apóyate en tu equipo de trabajo y pide ayuda siempre que sea necesario. Si no hay una persona que te pueda ayudar con estas tareas, entonces, analiza las posibilidades de contratar a un asistente.
4. Evita las distracciones
Utiliza el modo «No molestar» en tu teléfono durante las horas de trabajo si necesitas concentrarte sin ser interrumpido. Adicionalmente, no respondas a los correos electrónicos personales ni a los mensajes de las redes sociales hasta que termine el horario de trabajo, ¡sí es posible! Lo más recomendable es que apagues todas las distracciones cuando estés trabajando en algo importante.
5. Céntrate en una actividad a la vez
¡Dile no al multitasking para la gestión del tiempo y la gestión de prioridades! Céntrate en una tarea cada vez y dedícale el 100 % de tu atención antes de pasar a la siguiente cosa de tu lista. Así, tendrás un trabajo mucho más organizado. Además, evitarás tener varias tareas acumuladas, ya que podrás ir tachando lo cumplido.
6. Divide tus actividades en bloques
Ten en cuenta el tiempo que dedicas a cada tarea y, cuando sea posible, divídela en trozos más pequeños para que no haya tanto estrés a la hora de tachar elementos de tu lista. Esto es especialmente útil si hay algunas tareas que parecen realmente abrumadoras cuando se toman como una sola cosa grande, pero se sienten más manejables cuando se dividen en piezas más pequeñas.
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7. Elabora una lista de recordatorios
¿Necesitas enviar un correo al departamento de marketing?, ¿requieres revisar un post en el blog de tu empresa? Este tipo de actividades puede ser que se nos olviden, pero para evitarlo deja recordatorios para ti mismo a lo largo del día (por ejemplo, pon notas adhesivas por toda la casa, si haces home office, o en la oficina), para que no se te escape nada cuando te distraigas con otras cosas a tu alrededor.
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En esa misma línea, empieza cada día escribiendo tres cosas que quieres conseguir ese día. Te sorprenderá lo mucho que puedes hacer cuando te concentras en lo más importante.
8. Tómate descansos
Si te sientes abrumado por todas tus tareas y responsabilidades, intenta dar un paso atrás por un tiempo y dale un break a tu mente haciendo algo que no tenga nada que ver. Prueba con salir a dar un paseo, tomar aire fresco o desconectarte. Esto te ayudará a tener mejor claridad, sobre todo, si realizas trabajos que están relacionados directamente con la creatividad.
9. Organiza tu espacio físico de trabajo
Un escritorio desordenado puede ser sinónimo de distracciones o de fatiga visual. Por lo que debes tomar un momento para organizar tu espacio físico de trabajo. Cada día, tómate un breve descanso de cinco minutos para organizar tu escritorio.
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10. Ten hábitos saludables
La buena alimentación, tener horas de sueño correctas y hacer ejercicios te va a permitir gozar de mayor bienestar mental y físico, lo que se traduce en mayor ánimo y disposición para cumplir con tus asignaciones. Muchas veces la procrastinación y la dificultad para concentrarte tienen que ver con hábitos de vida nocivos. Intenta cambiar tu mindset en ese sentido y junto con los nueve anteriores mandamientos para la gestión del tiempo podrás organizarte mejor.
Dinámicas grupales para gestión del tiempo
1. Bote de cristal
Esta es una de las dinámicas para la gestión del tiempo que más se utiliza. Se realiza de la siguiente manera: a cada participante se le tiene que dar un bote de cristal y algunas piedras grandes, pequeñas, grava, arena y agua. El objetivo es insertar en el bote todas las piedras, la arena, la grava y el agua. ¡Nada debe quedar por fuera!
Cada persona lo hará de una manera completamente distinta. ¡Y no todos van a cumplir con esta dinámica! Porque si se elige poner arena primero, no habrá espacio para nada más. En ese sentido, la idea es empezar a insertar los materiales por orden de tamaño, iniciando por lo más grande. En esta dinámica, el espacio se relaciona con el tiempo. Así que si organizas todo, al final, habrá espacio (tiempo) para todo.
2. Identifica a los ladrones del tiempo
Las distracciones son el principal enemigo de la gestión del tiempo. Con esta dinámica, los miembros de un grupo de trabajo tienen que reunirse, cada uno compartirá qué es lo que más lo distrae. La idea es que se haga una lluvia de ideas para que se encuentre una solución a este problema. ¡Todos tienen que ser vigilantes de que los ladrones del tiempo no aparezcan en tiempo productivo!
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3. Ritmo circadiano
¿No sabes cuáles son las horas donde tienes tu capacidad de producción al 100 %? Prueba con aplicar ya mismo tanto para ti como para tu equipo esta dinámica denominada ritmo circadiano. Consiste en graficar en una hoja de papel varios bloques de horas.
Luego, sigue con tus actividades, pero a medida que avance el tiempo es necesario que vayas anotando en qué estado de energía te encuentras durante ese tiempo. Al final de este ejercicio, podrás ver claramente cuándo estás en tus máximos y mínimos niveles de productividad. Usa esa información para que puedas aprovechar mejor el tiempo.
Palabras finales
En definitiva, si quieres ser más productivo, aumentar tu eficiencia y hacer las cosas más rápido, la administración del tiempo es el camino a seguir. ¡Esperamos que este artículo te haya sido de mucha ayuda! Te leemos en los comentarios.