Coworking | Qué es, ventajas, costes, cuál elegir [Guía 2020]

¿Estás pensando en cambiar de oficina? ¿Te has planteado la opción de trabajar desde un espacio compartido? ¿Has escuchado hablar de coworking pero no sabes si es para ti o tu empresa? En este artículo vamos a compartir contigo una guía completa sobre el coworking. Aquí daremos respuesta a las dudas más frecuentes. Y, además, te brindamos los consejos más precisos.

Después de leerla, no solo sabrás si el coworking se adapta a lo que estás buscando, sino también aprenderás cómo elegir el que mejor se ajuste a tus necesidades o las de tu equipo.

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Qué es coworking | Una importante tendencia

Coworking es el uso compartido de un espacio de trabajo por profesionales y empresas independientes. El objetivo de esta tendencia es compartir costes de equipamiento, propagar conocimiento y generar sinergias que empujen todos los proyectos.

El hecho de que empresas y freelances compartan oficina no es algo nuevo. Y, como hemos visto, la definición de coworking no solo implica compartir el espacio. El concepto surge alrededor del 2005 cuando se empiezan a crear estos espacios que llevan la colaboración un paso más allá.

En los últimos años, ha pasado de ser una tendencia de trabajo a convertirse en la norma de mercado para profesionales autónomos, nómadas digitales, pymes e incluso departamentos o divisiones de grandes empresas. Estos datos de «Coworking is the new normal and these stats prove it» de Allwork Space lo corroboran:

• Aproximadamente 35.000 coworkings en todo el mundo
• En los próximos años se espera un crecimiento medio del 10% en este mercado
• El mercado global del coworking está valorado en unos $26 U.S billions.

Coworking, aunque es un anglicismo, es la palabra que se está imponiendo a nivel global. Y, a pesar de que existen traducciones al castellano tales como oficinas compartidas, espacios colaborativos o trabajo colaborativo, estos términos no engloban todos los matices de este formato de trabajo.

Más sobre el tema:

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Opciones de espacio coworking

Dentro de un espacio coworking pueden existir diversas modalidades de emplazamiento. Dependiendo de si es una empresa o un freelance, del tipo de proyecto e incluso del ambiente o privacidad que se necesite, se puede buscar un tipo de emplazamiento u otro. A continuación vamos a ver las diversas opciones.

1. Oficina privada

Las oficinas privadas son secciones reservadas dentro del edificio. Están dirigidas a emprendedores con equipos de trabajo o empresas. Suelen estar ideadas para equipos de 5 o más personas. Ofrecen una privacidad excelente, pero sin perder la esencia del mundo colaborativo.

Estas oficinas están cerradas a otros miembros del coworking. De hecho, solo puede accederse a ellas mediante llave o identificación.

Al ser oficinas privadas, en muchas ocasiones las empresas o equipos pueden adaptar la disposición de las mesas y el resto del equipamiento a sus necesidades. También permiten hacer reuniones de equipo sin tener que reservar salas, y sin el problema de molestar a otros compañeros del coworking.

En la mayoría de ocasiones, estas oficinas comparten zonas comunes y equipamiento con el resto del coworking: baño, cocina, comedor, impresoras, internet, etc. Sin embargo, dependiendo del coworking y las necesidades de la empresa, algunas de estas zonas comunes y equipamiento se pueden integrar.

Como es de suponer, el coste de las oficinas privadas es superior al del resto de modalidades de emplazamiento.

2. Oficina abierta

Las oficinas abiertas también son secciones reservadas dentro del edificio y dirigidas a emprendedores con equipos y empresas, pero con la diferencia de que no están cerradas. Es decir, estas oficinas comparten un espacio diáfano con el resto de compañeros del coworking.

Una oficina abierta suele consistir en un grupo o varios grupos de escritorios reservados para el uso exclusivo del equipo o la empresa que la contrate. Aunque no existe una delimitación física con el resto de oficinas abiertas (paredes o similar), se presupone que esa zona está reservada. De esta manera, una persona que no pertenezca al equipo de trabajo no podrá ocupar uno de esos lugares.

Las oficinas abiertas están más conectadas que las privadas al ambiente del coworking. Sin embargo, son un poco menos privadas. Además, necesitan reservar salas para no molestar en las reuniones de equipo al resto de compañeros del coworking.

3. Dedicated Desk | Escritorio fijo

El dedicated desk o escritorio fijo estñan dirigidas a profesionales autónomos o freelances que no tienen equipo. Su principal característica, frente al hot desk que veremos a continuación, es que el escritorio se reserva para el profesional que lo contrata. Esto significa que solo él podrá utilizar el escritorio que le ha sido asignado.

Estos escritorios se encuentran, por lo general, en espacios diáfanos. Por tanto, se ubican en un espacio compartido con otros profesionales independientes o empresas en oficinas abiertas. Tienen una interesante ventaja: permiten al profesional establecerse, guardar sus cosas y adecuar el espacio de trabajo a sus necesidades. Suelen tener cajones, taquillas o armarios con lockers que permiten guardar todo aquello que se considere privado o valioso.

Por ejemplo, para un diseñador que necesite trabajar con varias pantallas, una tablet de dibujo y otros elementos de diseño, un dedicated desk le permitirá montar todo este set y no tener que desmontarlo cada vez que se va de la oficina. Sería impensable que un diseñador escogiera un escritorio móvil y se viera obligado a llevarse las pantallas, la tablet y el resto de pertenencias a casa.

Aunque el dedicated desk esté dirigido a una sola persona en un espacio compartido, sigue teniendo ventajas de privacidad frente al hot desk.

El coste del dedicated desk es superior al del hot desk y similar al coste por trabajador en oficina abierta.

4. Hot Desk | Escritorio móvil

El hot desk o escritorio móvil es la opción ideal para freelancers, empleados remotos, digital nomads. Es decir, para los profesionales que no necesiten un espacio de trabajo tan grande como una oficina. Y tampoco tan estable como el dedicated desk.

Es la opción más usada por aquellos que suelen combinar el trabajo desde casa con el trabajo desde el coworking. Lo es también para los empleados que viajan con frecuencia y que buscan un espacio de calidad para trabajar en cada ciudad que visitan.

Es una opción con unos costes menores a las del resto de modalidades. Por contra, pierde la comodidad de tener un espacio reservado dentro del coworking. Es decir, no puedes dejar tus cosas en tu escritorio, ya que ese mismo escritorio, al día siguiente, lo podría utilizar otro coworker.

De todos modos, en la mayoría de coworkings, incluso los usuarios de hot desk, tienen acceso a los espacios comunes (como las salas de reunión). Y, por supuesto, también al equipamiento informático.

Equipamiento y servicios incluidos en el coworking

Una de las ventajas del coworking, frente a los demás modelos de oficina, es que te permite compartir gastos con otras empresas y profesionales. Por tanto, puedes acceder a un mejor equipamiento y a unos servicios más completos. La mayoría de los coworkings tienen medios y servicios básicos incluidos a disposición de todos sus clientes. Los más habituales son los siguientes:

• Servicio de limpieza
• Wifi de alta velocidad
• Climatización
• Eventos de networking, workshops y fiestas
• Portería y seguridad
• Escritorios, sillas y otro mobiliario de oficina
• Impresora, escáner
• Salas de reuniones
• Proyectores

Hay coworkings que, además de estos «básicos», incluyen en su oferta otros equipamientos y servicios. Todo ello para ofrecer la máxima comodidad a sus inquilinos. Algunos ejemplos son:

• Futbolines, mesas de ping-pong y zonas de juego
• Barbacoa
• Café, cerveza y refrescos gratis
• Snacks y fruta
• Impresoras 3D

En resumen, casi cualquier cosa que te puedas imaginar. Hay tantos «extras» como coworkings. ¿Por qué? Pues, cada uno busca diferenciarse de los demás en estos aspectos.

Por otro lado, también existen los coworkings temáticos. Estos son coworkings especializados en un único tipo de clientes, por ejemplo, coworkings para artistas, para artesanos o incluso coworkings para fotógrafos. Este tipo de espacios, además del equipamiento habitual, suelen incluir medios específicos de su sector. En el caso de un coworking para fotógrafos es posible que tengan un estudio de fotografías. En cambio, en un coworking para artesanos tendrán herramientas de todo tipo. Y, análogamente, en un coworking para artistas dispondrán de todo el material que estos necesiten.

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Tipos de Coworking

Ya has podido intuir a lo largo del artículo que no todos los coworkings son iguales: cada uno tiene sus características propias. Aunque hay muchas maneras de clasificarlos, en esta sección vamos a hacerlo según al tipo de empresas o profesionales al que se dirigen.

1. Coworking Generalista

El coworking generalista está dirigido a cualquier tipo de profesional, empresario, trabajador o área de trabajo. Una de sus ventajas es que se proyecta a unir diferentes áreas y explorar nuevos proyectos. Así pues, es un claro promotor de la innovación. Para algunos se ve como una ventaja no tener a sus competidores cerca.

Este tipo de coworkings suele ser el más habitual. Por lo tanto, es bastante sencillo encontrar un espacio de este tipo en tu ciudad.

2. Coworking por profesión

El paso del tiempo y la popularización de los coworkings en todo el mundo ha favorecido la oportunidad de especializarse en verticales de negocio. Así,  podemos diferenciarnos de la competencia. El resultado son los coworkings por profesión que agrupan a profesionales y empresas que comparten el mismo oficio. Por ejemplo, podemos encontrar coworkings para abogados, para fotógrafos o para diseñadores.

Una de las ventajas de este tipo de coworkings es que se trabaja en un ambiente muy armónico. Son muy favorables por la cercanía de las profesiones, gustos laborales y lenguaje compartido. Suelen ser coworkings en los que se potencia mucho la colaboración entre sus integrantes. De esta manera, se da salida a nuevos proyectos conjuntos que eleven el nivel de negocio.

Otra ventaja es la referente a los servicios y equipamientos. En un coworking por profesión, las empresas y profesionales que comparten el espacio también comparten muchas de sus necesidades. Por ende, el equipo que gestiona el coworking puede trabajar para cubrir todas ellas. Por ejemplo, un coworking de abogados puede necesitar una centralita de llamadas para atender las peticiones de los clientes. En cambio, un coworking para fotógrafos puede requerir un estudio, iluminación y otros utensilios del sector.

3. Coworking para artistas o coworkings creativos

Este tipo de coworkings están, en especial, dirigidos a empresas o profesionales para los que la parte creativa es muy importante. Son coworkings que solo aceptan a profesionales de este sector. En consecuencia, su equipamiento y sus servicios están muy enfocados a cubrir todas sus necesidades. En los coworkings para artistas se suelen dar mesas de trabajo más grandes, espacios o salas creativas de creación, impresoras 3D, proyectores, mesas de corte etc.

Son muy importantes los eventos y talleres. Pues con ellos se busca potenciar la creatividad e incluso las opciones de negocio. Estos coworkings también hacen exposiciones, hospedan galerías y organizan todo tipo de mercados y pop-up stores.

4. Coworking para artesanos

Muy similar al coworking para artistas, el coworking para artesanos reúne a profesionales en los que el trabajo manual es muy importante. Son coworkings cuya principal característica es llevar los medios un paso más allá: taladros de columna, sierras de cinta, tornos eléctricos, cortadoras láser, etc. En definitiva, todas las herramientas que pueden necesitar los profesionales y empresas que se trabajan en estos coworkings.

La imagen de estos coworkings dista un poco de la del coworking habitual. Aquí, los escritorios pierden relevancia dando paso a bancos de trabajo y salas con talleres. Suele haber algo más de ruido y un poco más de polvo…, ¡pero eso es lo que se busca en ellos!

5. Coworking rural

En el coworking rural lo que cambia es el ambiente. Es cierto que los coworkings se suelen concentrar en las grandes ciudades; a fin de cuentas es donde hay una mayor concentración de profesionales y empresas. Aún así, existen coworkings que rehúyen de las ciudades buscando un ambiente de mayor paz y tranquilidad.

El coworking rural suele estar destinado a freelances y profesionales independientes más que a empresas. El motivo es obvio: resulta más fácil que un freelance cambie su localización a que la cambie todo un equipo de trabajo o empresa. Los freelances o profesionales que buscan estos espacios, por lo general, trabajan en remoto. Y, además, no necesitan nada más que una buena conexión a internet para comunicarse con sus clientes o empleadores.

Algunos de estos coworkings rurales tienen caracteristicas un tanto peculiares. En muchas ocasiones no son coworkings para una larga estancia, sino que sirven de oficina para retreats y eventos de empresas. Es común que sean empresas con sedes en la gran ciudad y que buscan espacio diferente para pasar un corto periodo de tiempo.

6. Coworking de aventura

Similar al concepto de los coworkings rurales, los coworkings de aventura buscan dar a sus clientes un estilo de vida diferente al que llevarían en la ciudad. Estos coworkings se sitúan en localizaciones con grandes alternativas de ocio en la naturaleza. Podemos encontrar coworkings de aventura para amantes del surf o del trekking. Incluso, existen coworkings itinerantes para los amantes de los viajes.

Desde luego, no es la opción habitual para la mayoría de profesionales y empresas. Sin embargo, sí es una gran alternativa para romper con la rutina y ampliar horizontes durante una temporada.

7. Coworking para gran empresa

Lo cierto es que el concepto coworking ha tenido tanto éxito en términos de producción, creatividad, expansión de campos de trabajo e innovación que también las grandes empresas han decidido entrar en él. Por supuesto, una empresa con miles de empleados no puede trasladarse a un coworking, ya que rompería con la esencia del mismo. ¿Qué sentido tendría un coworking formado únicamente por una empresa? Lo que hacen es enviar a secciones de la empresa hacia este tipo de oficinas.  El objetivo es beneficiarse de las ventajas del coworking en determinadas áreas.

Por lo general, se trasladan departamentos creativos o aquellos en los que las colaboraciones con otras empresas sean un factor importante.

No todos los coworkings son tan grandes como para admitir un equipo o empresa de más de 50 personas. Pero los coworkings orientados a la gran empresa sí lo son. Ahora bien, el hecho de que tengan disponibilidad para grandes equipo, no significa que empresas pequeñas o profesionales independientes no sean admitidos. Al contrario, en la mezcla está la fórmula del éxito.

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Principales empresas de coworking

Dentro del mundo del coworking hay tres tipos de empresas que lo gestionan. En primer lugar, se hallan los coworkings de una sola oficina. Es decir, aquellos que solo tienen una localización y que tienen un carácter local. Luego existen las pequeñas cadenas de coworkings que se han expandido a unas cuantas localizaciones en su ciudad o incluso en su país. Finalmente, están las grandes empresas de coworking. Estas son multinacionales que trabajan en decenas o, incluso, cientos de espacios repartidos por todo el mundo.

En este apartado queremos hablarte de las principales empresas de coworking. Seguro que, si estás interesado en buscar un coworking, sus nombres los verás aparecer con frecuencia. Todos ellos se benefician de la economía de escala para ofrecer servicios y espacios de primer nivel.

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1. WeWork

WeWork es, posiblemente, la empresa de coworking más mediática y con mayor crecimiento del sector. Es todo un gigante con casi 600 ubicaciones en 105 ciudades . Acoge desde empresas del Fortune 500 hasta pequeñas empresas y autónomos que pasan a formar parte de lo que ellos denominan «la comunidad».

Aunque el equipamiento y los servicios de cada oficina WeWork pueden variar ligeramente, su estética y estilo mantienen una cohesión muy identificativa a nivel mundial. Para los planes futuros de la empresa se están desarrollando líneas de negocio como el coliving (espacios para compartir vivienda) y la línea headquarters. En esta última el equipo de WeWork te ayuda a encontrar y configurar una sede de empresa propia (orientado a grandes empresas).

2. Impact Hub

«Construyendo comunidades para generar impacto» ese es el lema de Impact Hub. Es una de las comunidades más grandes de emprendedores que buscan un cambio positivo. Dispone de localizaciones en más de 100 ciudades. Sin embargo, no en todas tiene espacios de coworking (aún). Y es que Impact Hub es un movimiento que va más allá del concepto de alquiler de espacios. En muchas ocasiones lo que crea son comunidades emprendedoras que organizan actividades, talleres y eventos formativos. Sin duda, estos ayudan con sus objetivos de impacto positivo.

3. Regus

Otra de las grandes empresas de coworking es Regus. Por su modelo de negocio e historia no son únicamente una empresa de coworking, sino también proveedores de recursos inmobiliarios para empresas (oficinas flexibles o sedes). No obstante, es cierto que en los últimos años su interés hacia los espacios coworking ha ido en aumento.

Tienen más de 3.000 centros de negocios en 900 ciudades y 120 países. Aunque la mayoría no sean espacios coworking, igualmente la convierten en una de las empresas más grandes de este sector.

4. Spaces

Spaces es otro de los gigantes del coworking. Está presente en más de 250 ciudades de todo el mundo. Posee un estilo y espíritu empresarial único. Con sede en Ámsterdam, Spaces ha crecido muy rápido desde que iniciara su actividad en 2008. Además de sus opciones de alquiler de espacios típicos de coworking, también ofrecen salas de juntas y espacios para eventos, incluso para empresas que no son miembros de su comunidad.

Todos los miembros de Spaces, también, pueden disfrutar del acceso a todos los clubes de la empresa repartidos por todo el mundo.

Coworking | Precios medios

A la hora de elegir un coworking, el precio puede ser uno de los factores definitivos. Este puede variar dependiendo de muchos factores: desde la localización hasta los servicios o el tipo de espacio contratado. Por eso, dar un precio medio global puede resultar complicado. Así pues, vamos a hacer un análisis por ciudades que sirvan de ejemplo para sus regiones.

En líneas generales podemos decir que un espacio coworking es un poco más caro que una oficina si se trata de equipos de más de 10 personas. En cambio, en caso de equipos más pequeños o freelances este precio suele ser inferior.

Los precios siguientes son por persona.

Precio medio coworking Madrid

Oficina privada 250$

Ofician abierta 180$

Dedicated Desk | Escritorio fijo 180$

Hot Desk | Escritorio móvil 150$

Precio medio coworking Santiago de Chile

Oficina privada 220$

Ofician abierta 150$

Dedicated Desk | Escritorio fijo 150$

Hot Desk | Escritorio móvil 140$

Precio medio coworking Ciudad de México

Oficina privada 180$

Ofician abierta 140$

Dedicated Desk | Escritorio fijo 140$

Hot Desk | Escritorio móvil 130$

Precio medio coworking Buenos Aires

Oficina privada 170$

Ofician abierta 130$

Dedicated Desk | Escritorio fijo 130$

Hot Desk | Escritorio móvil 120$

Precio medio coworking Nueva York

Oficina privada 400$

Ofician abierta 380$

Dedicated Desk | Escritorio fijo 380$

Hot Desk | Escritorio móvil $200

Precio medio coworking Berlín

Oficina privada 380$

Ofician abierta 360$

Dedicated Desk | Escritorio fijo 360$

Hot Desk | Escritorio móvil $180

Precio medio coworking Tokio

Oficina privada 400$

Ofician abierta 380$

Dedicated Desk | Escritorio fijo 380$

Hot Desk | Escritorio móvil $200

Puedes profundizar más: Precios de Coworking | Cuánto cuesta compartir oficina

Cómo elegir coworking | Factores a tener en cuenta

A estas alturas de nuestra guía coworking es muy posible que ya tengas claro si un espacio coworking se adapta a lo que estás buscando. Ahora la cuestión es cómo encontrar aquellos coworkings que más encajan con tus necesidades. Y, además, decidir a cuál de ellos te trasladarás. En esta parte del artículo te daremos algunos consejos para que tu decisión sea la más acertada.

Paso 1 | Evaluar tu presupuesto

La primera consideración que debes tomar es el presupuesto del que dispones. Si visitas un coworking de «alta gama», seguro te enamorarás de él a primera vista. Por supuesto, su diseño, sus servicios y sus medios lo convierten en un lugar en el que todo el mundo querría trabajar. Pero… ¿podemos pagar el precio de este coworking? ¿Es una inversión que vayamos a rentabilizar?

Ambas preguntas son muy importantes. Primero tenemos que saber que hay coworkings de todos los rangos de precios. Quizás, recortando algunos servicios premium, podemos llegar a tener un espacio ideal con una comunidad realmente interesante. Por tanto, conocer qué presupuesto dispones es vital para descartar muchos coworkings en tu búsqueda. Aún así, debes pensar que entrar en un coworking puede ser una inversión. Puedes consiguir hacer los contactos necesarios que te ayuden a generar ingresos a tu negocio.

Te sugerimos leer:

• Qué es Networking | Para qué sirve y cómo hacerlo
• Coworking y Networking | ¿Cómo se entrelazan estos conceptos?
• Cómo hacer networking en un espacio de coworking | 10 claves para una red efectiva

Paso 2 | Determinar el tipo de espacio que buscas

Ya hemos hablado a lo largo del artículo de los diferentes espacios que existen en los coworkings.

Si tu situación es la de freelance, tendrás que decidir entre un dedicated desk o un hot desk. En cambio, si eres una empresa con varios empleados podrás elegir entre oficina privada u oficina abierta. En cualquiera de los casos, se siguen disfrutando de las principales ventajas que ofrece un coworking. Sin embargo, lo que varía es la privacidad y comodidad que consigas con cada una de ellas. Y, también, variará el precio.

Teniendo en cuenta esto deberás pensar cuál de los espacios el que tu negocio requiere.

Paso 3 | Pensar cuáles son los servicios mínimos que necesitas

La variedad de servicios y equipamiento que ofrecen los coworkings es ilimitada. Los hay que ofrecen poco más que un escritorio y una conexión wifi. Otros ofrecen clases de yoga, mesas de ping-pong o, incluso, café recién molido. No todos los servicios son necesarios para el día a día de nuestro negocio. Por ello importante tener claros cuáles serán los que precises.

Sin embargo, debes tener en cuenta que, incluso los servicios que podríamos considerar innecesarios, tienen sus beneficios dentro de nuestra empresa. Por ejemplo, si nuestra empresa está creciendo y está buscando diferentes perfiles para incorporar al equipo, un buen espacio de trabajo es una gran forma de atraer talento. A las personas les gusta trabajar en lugares en los que se sientan cómodos, en los que encuentren facilidades y que les hagan sentirse motivados. Los coworkings son un gran imán para el talento y por ello algunos servicios pueden ser más que un gasto, una inversión.

Paso 4 | Filtrar y visitar

Una vez ya conocidas las claves por las cuáles vas a decidir cuál será tu futuro espacio de trabajo, es el momento de filtrar y visitar. En la web de coworkingfy.com podrás buscar y filtrar, entre miles de coworkings de todo el mundo, hasta encontrar aquel en el que de verdad querrás trabajar.

Solo tendrás que introducir la ciudad y el tipo de espacio que buscas para comenzar el filtrado. Podrás seleccionar aquellos coworkings que cumplan con tus requisitos de medios y servicios. Y que, por supuesto, se adapten a tu horquilla de precios.

Una vez seleccionados los candidatos, será el momento de concertar citas con ellos y comenzar a visitarlos. Merece la pena invertir un poco de tiempo en conocer estos coworkings en «persona». Así, sabremos si comparten el espíritu de nuestra empresa o proyecto.

Te sugerimos profundizar más en: Cómo elegir el espacio de coworking ideal | 3 pasos para hacerlo

Palabras finales

Esperamos que este artículo te haya resultado útil. Queremos que con él puedas llegar decidir si un coworking es el tipo de oficina que necesitas. Y, sobre todo, qué coworking es el que más se adapta a tus necesidades. En próximos artículos de nuestro blog seguiremos hablando de coworkings, de cómo sacarles todo el provecho y de otras temáticas relacionadas con el trabajo en equipo. Esta es una tendencia que está en auge y que se está imponiendo en el día a día de las empresas más innovadoras de todo el mundo.

También tenemos una guía muy completa sobre coliving: Coliving | Conoce todo sobre este nuevo estilo de vida [Guía 2019]