Metodología Scrum | Conoce qué es este método de trabajo ágil y cómo funciona

Toda empresa u organización necesita planificar sus actividades y tiempos de entrega para lograr un resultado exitoso. Este paso es imprescindible antes de arrancar con cualquier proyecto, además de que planificar estas tareas ayuda a poner en marcha un plan de acción. ¿Y cómo puedes lograrlo de una manera efectiva? ¡Haciendo uso de la metodología Scrum!

Scrum es una metodología de trabajo ágil donde se fomenta el trabajo colaborativo para logar el cumplimiento de tareas en períodos cortos de tiempo. El método Scrum es perfecto para ayudar a la gestión de proyectos y para obtener resultados de manera inmediata. ¡Sus ventajas son múltiples! ¿Deseas conocerlas todas y saber en qué consiste la metodología de trabajo Scrum? ¡No te pierdas este artículo!

¿Qué es la metodología Scrum?

El modelo Scrum es un marco de trabajo donde se aplican un conjunto de prácticas con el propósito de trabajar colaborativamente y alcanzar mejores resultados en un proyecto. De igual manera, contribuye a fomentar el trabajo en equipo y el aprendizaje colaborativo. Los pilares en los que se basa este método son: la transparencia, inspección y adaptación.

La metodología Scrum consiste en hacer entregas parciales y regulares. Todos los participantes tienen que estar informados acerca de las asignaciones y las responsabilidades que deben cumplir. Es ideal para aplicar en aquellos contextos donde se maneja una carga elevada de cambios o en grupos de gran tamaño, ya que es una metodología ágil con un alto nivel de flexibilidad. De esta manera, permite ajustar sus resultados y responder a las exigencias reales y exactas del cliente.

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Características de la metodología ágil Scrum

• Permite una correcta gestión de las expectativas del cliente.
• Fija un límite de tiempo máximo para cumplir con objetivos.
• Da prioridad o mayor relevancia a aquello que es de más interés para el cliente.
• Funciona en equipos autodirigidos y de equipos de alto rendimiento.
• Amerita constantes reuniones de trabajo, principalmente de seguimiento, para saber cuál es el estatus del proyecto. Lo positivo de estas reuniones virtuales o presenciales es que no demoran más de 15 minutos.
• Los equipos se mantienen cohesionados, con una comunicación estable y efectiva. Asimismo, trabajan de forma sincronizada y organizada.
• Tiene que haber transparencia; todos los involucrados deben tener conocimiento sobre qué está ocurriendo en el proyecto en todas sus fases.
• Se debe dar un proceso de inspección y revisión para detectar problemas o tomar decisiones.
• El equipo tiene que estar dispuesto a ajustarse en caso de que haya cambios de último minuto.
• Busca que se tenga una visión dinámica y flexible.

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Historia de la metodología ágil Scrum

El origen de la metodología Scrum para proyectos se encuentra en los años 80, cuando Ikujiro Nonaka e Hirotaka Takeuchi acuñaron y definieron este término. En ese sentido, sus creadores se inspiraron en las formaciones de los equipos de rugby y bautizaron esta como una nueva manera de trabajar.

De hecho, ellos amplían la similitud entre la metodología Scrum y el rugby:

«El enfoque de las carreras de relevos para el desarrollo de productos entra en conflicto con el objetivo de obtener la máxima velocidad y flexibilidad. En su lugar un enfoque como el rugby, donde el equipo intenta avanzar como equipo, enviando el balón hacia atrás y luego avanzar, sirve mejor a los desarrollos competitivos que se ven hoy en día».

En sus orígenes el método Scrum estaba enfocado en empresas de productos tecnológicos para tener un control de procesos empíricos, mejorar continuamente la productividad y adaptarse al desarrollo de sistemas complejos. Sin embargo, progresivamente ha ido evolucionando hasta adaptarse a distintos tipos de labores con flujos de trabajo variados.

¿Cuándo aplicar la metodología Scrum?

Este modelo Scrum es ideal que se aplique en aquellos contextos donde se maneje un volumen elevado de compromisos y no se tenga claro qué es lo más importante o urgente. También es recomendable en situaciones de incertidumbre laboral, cuando los proyectos no están bien definidos o no existe cohesión entre los miembros del grupo de trabajo.

En las empresas también pueden darse circunstancias donde no se esté trabajando de manera correcta o haya desorganización. Pero al aplicar este modelo, se puede identificar y solucionar ineficiencias de forma sistemática.

La metodología Scrum, del mismo modo, es útil en situaciones donde existen una alta rotación de personal, porque sistematiza y permite reaccionar frente a los competidores. Al mismo tiempo, se puede tener una mejor claridad acerca del tipo de profesional que necesitas sumar a tu equipo.

¿Tienes problemas en la gestión del tiempo? ¿Sientes que las horas laborales no son suficientes? ¿Necesariamente tienes que trabajar horas extras para poder entregar tus tareas? ¡Entonces es momento de aplicar el modelo Scrum! Porque sirve para optimizar los tiempos.

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Por otro lado, pueden darse situaciones donde los clientes demanden el uso de un proceso sumamente especializado, ¡y ahí se puede usar perfectamente la metodología Scrum! Pues con ella se puede identificar factores, características o elementos especializados que faciliten la ejecución del proyecto.

Fases de la metodología Scrum

La estructura de la metodología Scrum se compone de cinco fases que deben ser cumplidas a cabalidad para que este modelo funcione correctamente en las empresas u organizaciones y lleve a los equipos al otro nivel.

Fase 1: Product Backlog

Esta es una de las etapas de la metodología Scrum principales. Consiste en obtener información detallada acerca del proyecto. ¿Cuál es el diagnóstico?, ¿cuáles son las metas que se pretenden alcanzar?, ¿cómo impactará el proyecto en la empresa? También es una fase donde se empiezan a definir las tareas prioritarias.

En el Product Backlog lógicamente se tienen que establecer objetivos. Pero, a diferencia de otras metodologías, no es necesario que se haga una lista exhaustiva de todos los objetivos. Con algunos generales se puede arrancar.

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Fase 2: Sprint Planning

Esta fase consiste en planificar qué persona realizará ciertas actividades, cuáles son los criterios de entrega y en cuánto tiempo se espera que lo haga. La planeación del Sprint se debe dar tomando en cuenta el perfil profesional de cada miembro así como sus habilidades laborales y personales.

Fase 3: Ejecución del Sprint

Es cuando finalmente se empiezan a llevar a cabo las tareas. Es decir, se tiene que empezar a trabajar en los entregables. Usualmente, la ejecución de un Sprint no puede tardar más de un mes.

Fase 4: Scrum team meeting

Hacen referencias a reuniones diarias con una duración que no exceda el cuarto de hora. De esta forma, la idea es que se responda a preguntas como: ¿qué hiciste ayer?, ¿qué tienes planeado para hacer hoy?, ¿te has encontrado algún obstáculo? La idea es que se puedan identificar retos o encontrar problemas que impidan el avance.

Fase 5: Sprint Review y Retrospective

El Sprint Review son todas las revisiones que se hacen con respecto a las tareas. Su objetivo es ir controlando el status del proyecto. También se puede dar un proceso de retrospectiva, donde se traten algunos puntos que pueden ser: ¿qué se hizo mal durante el Sprint?, ¿qué inconvenientes se presentaron? o ¿cuál fue aquella acción que se realizó bien y que se puede repetir?

Herramientas del Scrum

Para aplicar estas fases sin inconvenientes, la metodología Scrum provee ciertos elementos que contribuyen a que todo el proceso sea ordenado. Estas son:

• User Stories o Historias de Usuario: Su finalidad es brindar información acerca del comportamiento que se requiere para las asignaciones. También permite que el cliente conozca si existen modificaciones.
• Sprint Backlog: Son todos los requerimientos para definir un Sprint. En este caso, se incluyen tanto las User Stories como el Product Backlog.
• The Taskboard o Planes de Tareas: Es un panel de tres columnas (por hacer, haciendo y terminado), que muestra todas las tareas asignadas al equipo. Este panel puede ser virtual o en forma de vision board.
• Definition of done: Son todas las tareas que se acuerdan realizar antes de que culmine el proyecto.

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Roles en la metodología Scrum

Dentro de la metodología de trabajo Scrum existen cuatro roles básicos:

• Product owner o Propietario del producto: Es la persona que representa a la empresa. Tiene la responsabilidad de determinar las prioridades de un proyecto.
• Stakeholders o Interesados: Son otros directivos de la empresa, clientes o inversores, que se interesan por conocer cómo se va desarrollando el proyecto y cuál ha sido el resultado final.
• Equipo de desarrollo: Son quienes ejecutan las tareas. Por lo general, son equipos conformados por 3 y 9 miembros.
• Scrum Master o facilitador de proyectos: Es quien se encarga de gestionar las dinámicas de equipo, permite que el equipo se enfoque en tareas que lleven a la excelencia y eliminan cualquier impedimento que afecte el rendimiento del equipo.

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Ventajas y desventajas de la metodología Scrum

Beneficios de la metodología Scrum

• Utilizar la metodología Scrum permite que se puedan tener productos en el mercado en un tiempo récord o muchísimo menor en comparación a si se utilizaría otro tipo de metodología.
• Los clientes se sienten involucrados en todo el proyecto. Adicionalmente, pueden dar sus observaciones o comentarios en el momento adecuado.
• Ofrece espacio para cambiar de rumbo si así fuese necesario.
• Permite evaluar el rendimiento individual y grupal de los individuos.
• Ayuda a tener una mejor comunicación interna.
• Los equipos tienen un nivel de satisfacción y motivación laboral superior.
• Toma en cuenta todas las opiniones, dudas o comentarios de los trabajadores.
• Se entrega contenido y productos de valor con mucha más frecuencia.

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Desventajas de la metodología Scrum

• Amerita un cambio en la cultura organizacional que pocas empresas están dispuestas a asumir.
• Su correcta implementación es un proceso que puede demorar bastante. ¡Se debe tener paciencia y no pretender tener resultados durante los primeros días!
• Es difícil la conformación de equipos multidisciplinarios.
• No siempre se obtienen resultados de calidad, especialmente cuando los equipos deciden seguir el camino corto para la ejecución de un Sprint.
• Los clientes que solicitan cambios constantes pueden hacer que se estanque el proyecto.
• Es una forma de trabajo exigente.
• Puede haber ambigüedad en el proyecto.

Metodología Scrum paso a paso

La metodología Scrum tiene que necesariamente ser aplicada siguiendo un conjunto de pasos. ¡Toma nota de cada uno de ellos!

1. Arma tu equipo

Es indispensable que tengas un equipo de trabajo con el que cuentes para la realización de los Sprint. Este equipo se recomienda que sea autónomo y multidisciplinario. Asimismo, es conveniente que las personas sean responsables y realmente puedan cumplir con todas las exigencias.

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2. Realiza un diagnóstico y haz una lista de prioridades

Lo siguiente es que conozcas tanto como sea posible las características del proyecto. Una vez que hayas hecho esta investigación, define objetivos y elabora una exhaustiva lista de prioridades.

3. Designa roles

Para avanzar correctamente en la metodología Scrum tendrás que asignar los roles. Una recomendación para evitar confusiones, es que debes procurar que cada persona tenga un solo rol, para que no haya un cruce de funciones y responsabilidades.

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4. Planifica los Sprint

Estas son las actividades a ejecutar para cumplir con el proyecto. Para que tengas un esquema más preciso, puedes utilizar una Burndown Chart o pizarra de Scrum, donde básicamente se detallan las actividades. O también podrías en un Taskboard señalar todo lo pendiente por hacer y lo que se ha hecho.

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5. Define la duración de los Sprint

Con el método Scrum cada Sprint debe tener una duración comprendida entre los 7 y 30 días, dependiendo su complejidad. ¡Establécelo desde el inicio para que todos en el equipo sepan con qué deben cumplir!

6. Coordina las reuniones

No se trata de reuniones superfluas o sin contenido: ¡Tienen que ser productivas! Estas reuniones tendrán varias funciones: dar seguimiento diario; servir como retrospectiva y de conclusión una vez que se ha finalizado con el proyecto.

Herramientas Scrum para la gestión ágil de un proyecto

VersionOne

VersionOne es de las herramientas más populares para la gestión de esta metodología. Ofrece una opción denominada Conversations que permiten el intercambio de estados, preguntas y foros de discusión. También ofrece un espacio exclusivo para que los gerentes de productos, los propietarios y los planificadores puedan gestionar sus propios proyectos o Sprint.

VersionOne tiene una versión gratuita, pero también puedes probar alguno de sus planes que tienen un valor desde los 29 dólares mensuales.

Jira Software

Jira Software es altamente utilizada en todo el mundo. En ese sentido, tiene todo lo necesario para que cumplas tu proyecto con la mayor eficiencia posible. Este software está diseñado para que puedas planificar, supervisar o publicar. Puedes crear informes y realizar un seguimiento acorde.

Jira Software no tiene versión gratuita. Deberás pagar desde 10 dólares mensuales por usar el servicio. ¡Pero realmente vale la pena! Si tu equipo es de 11 hasta 100 personas puedes conseguir mejores tarifas.

Axosoft

Con Axosoft se puede optimizar procesos operativos. Tiene funciones que contribuyen con la planificación y análisis de la evolución del proyecto. Con su opción de análisis automatizados, gráficos y un tablero podrás tener mejor visualización y difusión de las tareas. Axosoft es de pago, pero puedes probar su prueba gratuita por 14 días.

ScrumDo

Esta es una herramienta específicamente diseñada para implementar las metodologías Scrum, Kanban y Scrumban. Posee atractivas integraciones a aplicaciones de terceros, tableros de proyecto, notificaciones y alertas, incorporación de calendario e informes estadísticos basados en la metodología Scrum.

En su web, ScrumDo afirma que los equipos y organizaciones ágiles que hacen uso de esta herramienta pueden aumentar su productividad hasta en un 355 %. ¿Lo pruebas? Tienen dos modalidades de planes: Scrumban cuesta 8.99 dólares al mes y Safeban tiene un valor de 59.99 al mes.

iceScrum

iceScrum promete ser todo lo que se necesita para gestionar proyectos ágiles. Con ella, podrás crear historias para representar las características principales de tu producto, coordinar el trabajo, monitorear indicadores y organizar tareas por columnas. Puedes probarlo gratis o revisar sus planes que van desde los 8.90 euros hasta los 349 euros al mes.

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Ejemplo de metodología Scrum

Un viajero desea visitar los sitios más interesantes que ver en la India. No obstante, no sabe cómo manejar el tema de las visas, permisos e itinerario, por lo que decide contratar una agencia de viajes. Esta empresa puede cumplir con sus necesidades. Sin embargo, manejan tantos clientes mensualmente que toman la decisión de usar la metodología Scrum por cada persona que llega solicitando sus servicios.

Para ello, eligen un equipo que se encargará de que el viaje a la India de este cliente sea inolvidable. Definen roles claves de la metodología Scrum y posteriormente hacen una lista de tareas donde incluyen Sprints como comprar boletos de avión, solicitar visas si es necesario, comprar tickets para entrar a alguna de las atracciones turísticas de este país, coordinan el hospedaje, las comidas y el medio de transporte que utilizará el cliente, entre otros.

Muchas de estas tareas dependen de terceras empresas. Por lo que constantemente hacen reuniones en equipo para conocer los presupuestos, disponibilidad y si ha habido algún imprevisto. Una vez que han cumplido con todos los Sprint (en un tiempo que no excede el mes), la agencia de viaje le notifica al cliente que está listo para viajar.

Lo anterior es un ejemplo práctico de cómo el método Scrum sirve para coordinar tareas, conformar un equipo y satisfacer al cliente en poco tiempo. Como se ve en este ejemplo, esta metodología acelera los procesos y hace que sea mucho más ágil y fácil de coordinar y supervisar.

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Empresas que utilizan metodología Scrum

Amazon

Una de las primeras empresas en utilizar la metodología Scrum fue Amazon, la popular compañía estadounidense de comercio electrónico. Amazon ha explicado que la clave al implementar el modelo Scrum fue darles autonomía a los equipos que a su vez estaban conformados por no más de 9 personas, escuchar a los colaboradores y formar a los equipos para que trabajen en conjunto entre sí.

Google Adwords

Google Adwords, la división de Google que gestiona muchos de los ads que ves en la web, hace uso de la metodología Scrum en su cotidianidad. De esta manera, aseguran que sus equipos tienen la libertad de ir modificando los tiempos de entrega, si lo consideran necesario. Ese es su punto clave. También han implementado las reuniones semanales de seguimiento.

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Apple

Apple, la empresa estadounidense que diseña y produce equipos electrónicos, software y servicios en línea, es pionera haciendo uso constante de la metodología Scrum. Gracias a este modelo han obtenido grandes beneficios. ¿Cuál es el secreto? Pues que en Apple distribuyen las tareas en equipos pequeños, establecen ciclos marcados donde se detallan los Sprint y la responsabilidad es tanto individual como compartida.

Palabras finales

La metodología Scrum, sin duda, tiene el poder de agilizar el trabajo y los procesos dentro de una empresa. ¡Es excelente! ¿Ya conocías esta manera de trabajar?, ¿la has utilizado?, ¿o estás pensando en aplicar el modelo Scrum en tu empresa? ¡Te leemos en los comentarios!

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